Meeting Design: de basis voor een succesvolle bijeenkomst
Geweldige content, inspirerende sprekers, een prachtige locatie, perfecte catering en natuurlijk de best passende dagvoorzitter … ze zijn allemaal zinloos, als het programma slecht ontworpen is. Pas als ieder element met zorg is bedacht, als de timing helemaal klopt en als de opbouw echt effectief is, pas dan kan het doel van een bijeenkomst echt gehaald worden. Een professionele dagvoorzitter is ook een ervaren meeting designer, die met een interactieve bril naar het programma kijkt. Jouw dagvoorzitter kan je helpen om écht verbinding te maken.
Bij het meeting design komt een aantal elementen kijken. In deze blogpost zetten we de (in onze ogen) belangrijkste op een rij. In een aantal volgende artikelen zullen we ze één voor één verder uitwerken.
Belangrijke elementen van een goed meeting design
- Doel: Als je niet weet waarom je een bijeenkomst organiseert, is ieder programma bij voorbaat zinloos. Het stellen van een doel gaat verder dan “informeren, inspireren, netwerken”. Het gaat over concreet meetbare acties, die leiden tot werkelijke verandering. Formuleer een doel voor het gehele event én per onderdeel.
- Doelgroep: Wie heb je in de zaal? Of beter nog: wie wil je in de zaal hebben? Pas als je programma hun past als een maatpak, maak je echte impact.
- Inloop: Een bijeenkomst begint niet pas, als de dagvoorzitter iedereen “goedemorgen” heeft gewenst. Hij begint al bij binnenkomst. En eigenlijk al bij de eerste uitnodiging. Daar leg je de bodem voor een geslaagd evenement.
- Opening: De eerste momenten van een bijeenkomst zijn cruciaal en moeten met zorg ontworpen worden. In de eerste minuten (soms zelfs seconden) zet je de codering voor de hele bijeenkomst en vorm je de groep tot een tijdelijke tribe.
- Timing: In een goed ontworpen programma krijgt ieder onderdeel precies de lengte die het nodig heeft.
- Opbouw: Ieder onderdeel krijgt een plek in het programma waarop het de meeste impact heeft op het eindresultaat. Door samenhang met voorgaande en volgende onderdelen ontstaat een natuurlijke flow.
- Deelnemersreis: Een deelnemer neemt het beste deel als hij zich gezien, gehoord en veilig voelt. Een goed programma-ontwerp zorgt hiervoor, uitgewerkt per doelgroep.
- Werkvormen: Sprekers zijn vaak de standaard, maar lang niet altijd het meest effectieve format. Een goede meeting designer kiest altijd de meest effectieve vorm.
- Interactie: Van podium naar zaal, tussen deelnemers onderling, online of hybride. Kies steeds de vorm die het beste past bij het doel van dat onderdeel.
- Afsluiting: Een effectief design sluit af met een duidelijk punt. Te veel bijeenkomsten bloeden dood in plaats van het resultaat te vieren of te vertalen naar actie.
- Locatie: De omgeving beïnvloedt sfeer en beleving. Denk aan stijl, aankleding, opstelling van stoelen, etc.
- Medium: Live, online, hybride of multihub. De juiste mix van formats bepaalt het succes van het event.
- Sfeer: Toon, tempo en stijl vormen de juiste sfeer per onderdeel en voor het geheel.
- Balans: Een goed design brengt zenden en ontvangen, actie en rust, structuur en chaos, serieus en luchtig, denken en doen in balans, of juist bewust uit balans als nodig.
- Techniek: Geluid, licht en projectie tillen een event naar een hoger plan, maar kunnen ook minimaal worden ingezet. Bewuste keuzes zijn essentieel.
- Tools: Stemsysteem, netwerkapp of interactieplatform moet functioneel worden ingezet en zorgvuldig gekozen.
- Crew: Wie heb je nodig achter de schermen, welke rol hebben ze en wat dragen ze bij aan het succes van de dag?
Een goed meeting design is meer dan een paar sprekers op een rij zetten. Een geslaagde bijeenkomst is tot in detail overdacht en er is voldoende tijd in gestoken.
Jan-Jaap In der Maur
Picture by Halacious on Unsplash