Waarom tenders vaak traumatisch zijn voor dagvoorzitters
Tenders zijn aan de orde van de dag, vooral bij corporate en internationale opdrachtgevers. Soms smaak je het zoet van de overwinning, soms moet je verlies slikken. Helaas gaat dat zelden zonder frustratie.
Slechte briefing
Vaak is de tenderomschrijving beperkt tot “we zoeken een dagvoorzitter voor een online bijeenkomst”, met verder alleen algemene informatie over de organisatie. Zonder details over het programma, format of doelgroep is het onmogelijk om een passend voorstel te maken. Het selecteren van een dagvoorzitter of het ontwerpen van een effectief meeting design is geen standaardproduct.
Geen doel
Een duidelijk doel ontbreekt meestal. Zonder het “waarom” van het event kun je het concept niet goed vormgeven of de juiste offerte maken. Ook de opdrachtgever kan offertes nauwelijks objectief beoordelen; alleen een scherp gedefinieerd doel maakt het mogelijk om effectiviteit te meten.
Geen gesprek
Na de start van de procedure mag je vaak niet communiceren met de opdrachtgever. Dat betekent dat vragen stellen, brainstormen of het concept afstemmen onmogelijk is. Het resultaat: iedereen gokt, en de klant kiest ook maar wat.
Geen kosten-baten
Procurement is vaak gericht op kostenbesparing. Mensen en creativiteit zijn echter geen standaardproducten. Daardoor wordt uiteindelijk altijd geselecteerd op prijs in plaats van op waarde of opbrengst, waardoor professionals op achterstand staan.
Rare criteria
Soms zijn de gestelde criteria extreem hoog, bijvoorbeeld 20 jaar ervaring als dagvoorzitter en diepgaande kennis van het onderwerp, terwijl de meeting relatief eenvoudig is. Door het ontbreken van overleg met de opdrachtgever sta je voor de keuze: duur binnen criteria, of goedkoper maar niet passend.
Geen tijd
Tenders komen vaak met onrealistische deadlines, soms binnen een paar dagen. Dat beperkt het rijpingsproces van een goed voorstel en levert meestal alleen standaardoplossingen op.
Conclusie
Verliezen is acceptabel als je het maximale hebt gegeven. Maar een slechte briefing, geen doel, gebrek aan gesprek, prijsfocus, onrealistische criteria en tijdsdruk maken het proces traumatisch. Voortaan stappen we alleen nog in tenders als deze factoren zijn afgedekt, maar de hoop op een mooie opdracht blijft altijd aanwezig.
Jan-Jaap In der Maur
Photo by 傅甬 华 on Unsplash