De 7 W’s: kapstok voor succesvolle bijeenkomsten
De gemiddelde organisatie kent geen functie “bijeenkomstorganisator”. Vaak wordt het ontwikkelen van een bijeenkomst tijdelijk toegevoegd aan het werk van communicatieadviseurs of inhoudelijk betrokken medewerkers. Het gevolg: weinig ervaring en veel terugkerende fouten zoals uitlopende sprekers, gebrekkige techniek of te volle programma’s. Net zoals bij een keeper in een voetbalteam, blijft één fout hangen – bij jezelf, bij deelnemers, bij collega’s.
Een eenvoudige kapstok helpt: de 7 W’s. Ze adresseren alle aspecten van het ontwikkelen van een bijeenkomst in één zin:
Wat moet, waarom, wanneer, voor wie, door wie, waar, op welke manier besproken?
- Wat – het onderwerp van de bijeenkomst. Is het relevant en goed afgebakend?
- Waarom – de urgentie en het doel. Waarom moet dit besproken worden?
- Wanneer – het juiste moment en timing van de sessie.
- Voor wie – de doelgroep en hun behoeften.
- Door wie – sprekers, gespreksleiders en betrokkenen.
- Waar – locatie of virtuele omgeving.
- Op welke manier – werkvorm, ondersteuning en interactie.
Alle zeven W’s zijn even relevant. Ontbreekt een goed antwoord op één van de W’s, dan heeft de bijeenkomst een probleem. Verdieping in elke W voorkomt dat het wiel opnieuw wordt uitgevonden en draagt bij aan effectievere, leukere en beter georganiseerde bijeenkomsten.
Piet-Hein Peeters
(Piet-Hein is ervaren dagvoorzitter en ontwerper van bijeenkomsten. Op basis van de 7 W’s verzorgt hij de online Workshop Bijeenkomsten Ontwerp Basis.)
Photo by Tingey Injury Law Firm on Unsplash