Een bijeenkomst introvert-inclusief ontwerpen
Een bijeenkomst is pas echt geslaagd als de doelstellingen zijn bereikt en iedereen heeft bij kunnen dragen. Want pas dan maak je gebruik van alle intelligentie en oplossend vermogen in de groep. Dat betekent dat je het programma en de werkvormen zo moet ontwerpen dat iedereen zich echt betrokken voelt. Zowel de introvert als de extravert moet zich vrij voelen om – op zijn of haar eigen manier – mee te doen.
Juup de Kanter is een ervaren docent Eventmanagement bij Hogeschool Utrecht op het gebied van conceptontwikkeling en creatief denken. Daarnaast helpt zij teams en organisaties bij het samen creëren van impactvolle ontmoetingen met haar bedrijf Juups.nl. Ze heeft zich gespecialiseerd in inclusief ontwerpen. Wij vroegen haar eens op een rij te zetten, hoe je een programma opbouwt dat ook de introverte deelnemers recht doet. Ze geeft ons 9 handvatten.
Mens-gericht
Te vaak ontwerpen we programma’s vanuit de inhoud. We bedenken wat we willen zenden; informatie, inspiratie, inzicht. We vergeten daarbij na te denken over de ontvanger: hoe zorg je dat het verhaal ook binnenkomt, verwerkt wordt en tot actie leidt? Pas als we andersom gaan denken, komt er ruimte voor de behoefte van de introvert. Als je ontwerpt vanuit ‘de mens’, kun je verschillende types onderscheiden en nadenken over hoe je die allemaal bedient.
Veiligheid
Een extraverte deelnemer voelt zich al snel op zijn gemak. De introvert heeft meer aandacht nodig. Zo wil een introvert zich goed kunnen voorbereiden en weten waar de sessie over gaat en in welke rol hij/zij participeert. Dus wie zijn de anderen, welk onderwerp staat centraal, welke invalshoek en moet je wel/geen voorkennis hebben? Met wie zit je aan tafel? Als je hierin vooraf voorziet, kan een introvert persoon veilig en goed instappen en een waardevolle bijdrage leveren.
Betrokkenheid
De extravert komt wel voor zichzelf op. De introvert ‘lijdt in stilte’. Een goede dagvoorzitter maakt er gewoonte van om bewust rond te kijken, hoe het met iedereen gaat en maakt daar ruimte voor in het programma.
Geen mening, maar gedachtes
Vraag een introvert niet naar zijn/haar mening, maar naar zijn/haar gedachten. Bij een vraag naar een mening blokkeren oordelen vaak. Als je vraagt wat er in het hoofd omgaat, komt waardevolle informatie boven tafel.
Vertraag
Introverte deelnemers zijn minder in staat om meteen klaar te staan met hun mening of inzicht. Bouw daarom tijd in het programma om individueel na te denken en gedachten op een rij te zetten voordat je gaat uitwisselen. Ook voor extraverte snelle schakelaars kan dit nuttig zijn. Bouw voldoende ‘white space’ in het programma; zelfs 1 minuut stilte kan het verschil maken.
Verklein
Spreken in een grote groep is een nachtmerrie voor bijna iedere introvert. Werk daarom vaker met kleine groepen en bouw langzaam op: eerst individueel, dan 1-op-1, vervolgens in kleine groepjes, en eventueel plenair. Zo wordt de oogst verdiept en verbeterd, en extraverte meningen domineren niet meteen.
Anoniem
Introverten dragen graag bij aan het resultaat, zolang dat op hun manier kan. Zoek werkvormen waarin zij anoniem hun inbreng kunnen geven, waarna extraverten dit eventueel verwoorden voor het grotere publiek.
De omgeving
Ontwerp van zaal en opstelling is cruciaal. Kleine zitjes, ieder met een eigen kleedje, creëren een knusse en veilige sfeer. Tijdens EMEC 2019 werden drie settings gebruikt: rechts bankjes om te ‘socializen’, in het midden stoelen in luisterstand en links hoge tafels met krukken. Deelnemers kozen hun plek op basis van behoefte, wat goed werkte voor zowel introverte als extraverte bezoekers.
Beloon
Beloon de inbreng van introverten en spreek hen aan op hun expertise. Bijvoorbeeld: “Je hebt net zo’n mooi punt op tafel gelegd, wil je dit met persoon Y verder uitwerken?” Dit versterkt het natraject en waardeert de bijdrage.
Conclusie
Introvert-inclusief ontwerpen verrijkt en verdiept je bijeenkomst. Het geeft introverten een volwaardige rol, en kan ook voor extraverten waardevol zijn.
Juup de Kanter
Photo by Tingey Injury Law Firm on Unsplash