Handvest Rechten van Deelnemers

Handvest voor de rechten van de deelnemers

Deelnemers staan centraal in alles wat wij als dagvoorzitter doen. Alles wat we organiseren, draait om hen. Te vaak falen bijeenkomsten omdat de focus op de deelnemers ontbreekt. Daarom hebben we een Handvest voor de rechten van de deelnemers opgesteld, zodat iedere deelnemer weet waar hij of zij recht op heeft.

Erbij horen

• Gezien, gehoord en gewaardeerd worden.
• Deelnemen aan een tijdelijke tribe: weten wie aanwezig is en waarom.
• Vrijheid om wel of niet deel te nemen.
• De juiste mensen ontmoeten en leren kennen.
• Behoeften en wensen erkend zien.
• Emotioneel geraakt worden: lachen, huilen, ervaren.
• Beverdraagd te worden in plaats van beoordeeld.

Doel

• Duidelijk omschreven doel: conclusies moeten meetbaar, toepasbaar en relevant zijn.
• Uitgebalanceerd programma: zorgvuldig ontworpen, niet lukraak.
• Aanwezigheid van relevante stakeholders.
• Voldoende tijd voor verwerking en deelname.
• Duidelijkheid over rollen: weten wat bij te dragen en wat te ontvangen.

Leveranciers

• Een goed voorbereide moderator die iedereen betrekt.
• Deskundig geselecteerde sprekers die weten wat hun bijdrage is.
• Zorgvuldig samengestelde inhoud die het doel van de sessie ondersteunt.

Formats

• Interactie die daadwerkelijk waarde toevoegt.
• Echte betrokkenheid in plaats van nep-interactie.
• Effectief geïntegreerd netwerken.
• Lichamelijke activiteit voor mentale scherpte.
• Voldoende vrije tijd voor reflectie en herstel.
• Verrassende werkvormen die leren en samenwerking bevorderen.
• Panels en formats die inhoudelijk sterk zijn en niet alleen traditioneel.
• Zinvol entertainment dat de inhoud versterkt, niet maskeert.
• Gebruik van tools die echte interactie mogelijk maken.
• Stilte en onthaasting, afgestemd op toon, tempo en stijl van elk onderdeel.
• Juiste locatie en inrichting passend bij het doel en de inhoud.

Eigenaarschap

• Weten wat er met de resultaten gebeurt.
• Het recht om nee te zeggen of het er niet mee eens te zijn.
• Te zijn wie je bent.
• Bijdragen aan de richting van de bijeenkomst.
• Elke stem en mening telt.
• Vragen mogen stellen en participeren naar eigen inzicht.
• Vrijheid om te vertrekken en terug te komen.

Verzorging

• Programma’s lopen op tijd.
• Goed verzorgd worden met eten, drinken en faciliteiten.

Het zal niet altijd eenvoudig zijn om deze rechten volledig te waarborgen, maar ze vormen een leidraad voor betere, succesvollere en betekenisvollere bijeenkomsten.

Jan-Jaap In der Maur

Picture by Priscilla du Preez on Unsplash