7 redenen om te investeren in een Session Operator

Otto Wijnen/AVX specialiseert zich in het technisch begeleiden van online bijeenkomsten. Hij combineert zijn jarenlange ervaring als fake-speaker en sprekerscoach met een solide technische achtergrond.
Hij levert de techniek én de expertise om online events nog succesvoller te maken. Dagvoorzitter.nl is vaste klant bij hem en vroeg hem de voordelen van een Session Operator op een rij te zetten.

De online dagvoorzitter (ook wel: moderator) heeft vaak een studio aan huis. Niet slecht, als het gaat om kleinere, minder gecompliceerde bijeenkomsten. Maar wat als het ingewikkelder wordt: meer deelnemers, sprekers die overal ter wereld zitten, een langer en zwaarder programma ... dan loopt ook de beste dagvoorzitter vast. Het gevolg: minder aandacht voor de deelnemers, haperende techniek en een organisator met zorgen, terwijl die liever bezig zou zijn met oogsten van complimenten.
Reden genoeg om te investeren in een extra paar handjes en een hoogwaardige studio. Het levert namelijk zo veel extra op:

Alle aandacht voor de deelnemers

Wanneer raak je de aandacht en betrokkenheid van je deelnemers kwijt? Als zij zien dat jij - de gespreksleider - ergens anders mee bezig bent. Probeer maar eens te blijven praten en iedereen te betrekken, terwijl je veertien breakout rooms van elk vier personen voor 25 minuten in wilt delen; waarbij je dan ook nog eens moet opletten dat Chantal niet bij Theo in de groep mag en Petra moet in een groepje van vijf.

Zou je iemand hebben die dit ondertussen voorbereid heeft, dan kun je simpelweg zeggen: “Veel plezier in de breakout rooms!” waarna je collega de rooms opent.

Individuele technische strubbelingen leiden niet tot vertraging

Met alle verschillende apparaten die er gebruikt worden, met alle verschillende operating systemen en browsers én met alle verschillende randapparatuur gaat er geheid bij iemand wat mis, ook in jouw sessie. Ben je alleen, dan kan het zomaar zijn dat deze ene deelnemer de eerste minuten van jouw zorgvuldig voorbereide sessie beheerst, omdat je bezig bent zijn of haar probleem op te lossen.

Is er echter een technisch moderator, dan kan die met deze persoon aan de slag, zodat jij je op de groep kunt richten. Het is zelfs mogelijk om een helpdesknummer te gebruiken waardoor mensen die de link niet kunnen vinden of niet in de sessie komen, toch geholpen worden.

Optimaal vragen stellen

Als je krekels hoort na het stellen van de vraag “zijn er nog vragen”, dan is er iets misgegaan in het interactie-ontwerp. Is dat wél goed opgezet, dan hebben deelnemers zeker vragen. Die kunnen in de chat; eenvoudig, in de prijs van het platform inbegrepen en bij kleine aantallen deelnemers zeer geschikt. Stijgt het aantal deelnemers boven de twintig, dan valt het niet mee om alle vragen bij te houden: de eerste vragen verdwijnen uit zicht en worden snel vergeten. Als je met een online moderator samenwerkt kan die twee dingen doen.

Ten eerste: met jou samen de chat beheersen en je wijzen op vragen die uit beeld zijn geraakt. Ten tweede: een passende tool bedienen waarin de deelnemers hun vragen typen. Zoals Slido of Mentimeter. Het grote voordeel hiervan is, dat de deelnemers elkaars vragen kunnen lezen en ‘liken’, zodat gewaardeerde vragen vanzelf een top vijf vormen. Dit soort tools heeft een administrator-scherm met allerlei handige functies, zoals een vraag groot in beeld brengen en als beantwoord markeren. De Session operator kan dit allemaal op zich nemen, zodat de dagvoorzitter-moderator zich kan concentreren op zijn echte werk.

Slides zonder zorgen

Slides blijven een punt van discussie. Vaak zijn het namelijk niets meer dan spreekkaartjes voor de spreker. Kijk dus eerst kritisch naar je slides, maak aparte spreekkaartjes en (voor de bonuspunten) laat je presentatie door een vormgever opmaken.

Nu heb je een werkend slidedeck die getoond mag worden. Voordat je naar de knop “screenshare” rolt, eerst even een overweging. Want wat gebeurt er bij een screenshare? De slide wordt groot en jij - de spreker - wordt klein. Heel klein. Een postzegel. Terwijl toehoorders nooit zullen verbinden met een slide, maar wél met een mens. En omdat zo’n screenshare meestal net zo lang duurt als de presentatie, ben je als spreker dus nauwelijks zichtbaar geweest. Je mimiek, je pretoogjes, je handbewegingen; niemand die het zag!

Met een online moderator (en wat apparatuur*) kun je eenvoudig een extra login gebruiken waarop de slides getoond worden. De moderator kan er dan voor kiezen om de slide beeldvullend te maken, jou beeldvullend te maken of beide beelden naast elkaar te tonen. Het bedienen van de slides als je samen in dezelfde ruimte zit, kan met een klikkertje; ben je niet bij elkaar, dan kun je bijvoorbeeld Remote for Slides gebruiken waarmee jouw smartphone een klikker-op-afstand wordt.

* Twee laptops waarbij de HDMI-output van laptop 1 via een HDMI-capture card bij laptop 2 als camera zichtbaar wordt. Of een Blackmagic Design ATEM Mini (Pro) met USB-c uitgang die bij laptop 2 als camera herkend wordt. Straks meer over dit wonderkastje.

Licenties

Goeie platformen en tools kennen een flink prijskaartje. En een jaarlicentie lijkt vaak toch de beste keus. Maar waarom betalen voor een heel jaar als je slechts een handvol evenementen organiseert? Informeer eens wat de meerkosten zijn bij je online moderator. Plus: doordat die er dagelijks mee werkt, scheelt het jou een leercurve. Vraag dus om tips en advies hoe je dat platform of die tool optimaal kan gebruiken.

Handige apparatuur

Zodra het over online events gaat vliegen de technische termen je om de oren. HDMI kent u wel, maar latency? Resolutie? Scaler? Gelukkig hoef je dat allemaal niet te weten, als je een professionele online moderator inschakelt. Die tovert zo een videomixer uit een koffer waarmee je niet alleen slides kunt tonen, maar ook kunt schakelen naar een laptop met Slido of Menti, naar een laptop met video-instarts, naar een laptop met een aftelklok of zelfs naar een laptop met een rad-van-fortuin met alle namen van de deelnemers, zodat je een willekeurige deelnemer kunt uitkiezen. Dit is dat wonderkastje waar ik het over had: de Blackmagic Design ATEM Mini (Pro). Met een prijskaartje van rond de 500 euro een serieuze overweging voor iedereen die soepel wil kunnen schakelen tussen meerdere bronnen. Dankzij de USB-c uitgang is er geen converter nodig om hem als camera te herkennen. Waarom is het een wonderkastje? Omdat de vier bronnen die je aan kunt sluiten alle vier een andere resolutie kunnen zijn! Er zitten namelijk vier scalers in die alles in alles kunnen omzetten.

Advies over het interactie-ontwerp

Grootste nadeel van samenwerken: overlegtijd. Grootste voordeel van samenwerken: overlegtijd! Want daarin kun je samen met je moderator alle mogelijke problemen voorzien en - ook op basis van de ervaringen van die moderator - gebruik maken van best-practises. Je geplande videoconferencing-sessie komt misschien beter uit de verf als webinar; je deelnemers waarderen meerdere breakout rooms wellicht hoger dan 120 minuten ‘tv-kijken’ en de werkvorm waarbij je vraagt of deelnemers hun camera weer willen aanzetten na het voltooien van de oefening kan er zomaar voor zorgen dat meer deelnemers hun camera aan hebben.

Conclusie

Ja, dat is allemaal leuk-en-aardig, maar een online moderator kost geld!

Klopt. Net zoals een technicus in een zaal. Vaak is het de uitdaging om budgetbeheerders te overtuigen dat jouw meeting waardevol is. En dat er dus geld naar toe mag. Er is veel online aanbod, deelnemers zijn tegenwoordig verwend en nemen geen genoegen meer met sessies die alleen uit zendende ‘talking heads’ bestaan. ‘Co-creatie’, ‘engagement’ en ‘interactie’ zijn de toverwoorden om iedere deelnemer te boeien. Gelukkig zijn er slimme oplossingen die geen geld hoeven te kosten.

• Vraag een handige collega om de technische vragen te beantwoorden in de chat
• Vraag een tweede collega om de breakout rooms te regelen
• Vraag een derde collega om de interactieve tool te bedienen zoals Slido en Mentimeter
• Vraag een vierde collega om de slides te bedienen en het spotlighten te regelen.

Deze mensen kunnen allemaal op afstand bijdragen. Natuurlijk kunnen dit ook twee of zelfs één persoon zijn. (In dat laatste geval mag die persoon bij ons solliciteren, want die kunnen we goed gebruiken!)

Tip: Als je met meerdere mensen online samenwerkt, gebruik een backchannel: een tweede platform voor de onderlinge communicatie. Zoals Whatsapp of Discord. Zo voorkom je blunders (berichten in de chat aan iedereen terwijl dat niet de bedoeling is) en je kunt elkaar bereiken mocht het hoofdplatform wegvallen.

Tip: Als je met meerdere mensen online samenwerkt, gebruik een online draaiboek, bv een google doc. Zo voorkom je versie conflicten en kan iedereen tijdens de sessie continue zien wie wat gaat doen.

Is er budget en moet het goed (en last-minute)? Schakel dan een goede online technicus in. Vraag in je netwerk, op LinkedIn of aan de mensen van Dagvoorzitter.nl; die weten misschien wel een goeie…

Succes met je eerstvolgende online event!

Otto Wijnen

Foto: Bob van Deurzen