Mijn eerste dagvoorzitterklus! Ik was gevraagd om voor de VNG een sessie te modereren (ongeveer 30 personen), als onderdeel van een groter event van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Erg leuk, een behapbare eerste klus! Ideaal dat ik voordat de kleinere sessie begon, nog even kon ‘afkijken’ bij de dagvoorzitter van de hele dag én de sfeer kon aanvoelen.
Op de 11de verdieping boven Den Haag Centraal vond het plaats en toen ik, ruim op tijd, aankwam werd ons zaaltje toegewezen: helemaal achter in een lange gang, ging het om een halfopen ruimte (zonder deur) waar hutjemutje precies 30 stoelen in stonden, alleen voorin was een heel klein beetje ruimte om te bewegen. En daar stonden 5 flip-overs alle ruimte te blokkeren (en ja, die had ik wel zelf aangevraagd… maar in mijn hoofd stonden die natuurlijk in een grote ruimte opgesteld en niet file-geparkeerd op het ‘podium’). Ik schrok me rot! Ik wilde de groep veel laten bewegen en verplaatsen, om zo veel energie in de groep te houden. Hoe ging ik dat nu doen?
Uiteindelijk bleek het feit dat het een ruimte was die niet afgesloten was de uitkomst. Ik heb de lunchruimtes ernaast gewoon gebruikt (gelukkig was het na de lunch en zat daar niemand!). Daar de flip-overs neergezet en zelf heel veel rondgelopen als ik de groep opgesplitst aan het werk had gezet.
Het was totaal anders dan ik me van tevoren had voorgesteld, maar de omstandigheden zorgden ook juist voor een teamgevoel bij de groep en we hebben geroeid met de riemen die we hadden. Wat wél precies ging zoals ik het bij de Workshop Dagvoorzitter had geleerd was De Ein-de-lo-ze Prater. In eerste instantie kreeg ik er weinig grip op, maar toen herinnerde ik me hoe ik dit moest aanpakken: wachten tot ze ademhaalt en dan meteen inhaken, parafraseren en doorschakelen naar een andere deelnemer. En dat lukte!
Wat heb ik geleerd? Véél duidelijker aan te geven wat de voorwaarden zijn waar de ruimte aan moet voldoen. Het lastige in dit geval was dat ik werd ingehuurd door een organisatie, die weer een deelsessie organiseerde voor een andere organisatie, en díe organisatie had een externe locatie afgehuurd. Oftewel: mijn verzoeken zijn langs 4 personen gegaan. Een volgende keer zal ik proberen om verderop in die communicatieketen contact te hebben, zodat er minder ruis op de lijn is. Én de volgende keer vergeet ik er ook niet bij te vermelden dat ik een ruimte wil mét deur…
Evelien van Klaveren
