Er is een gelijkenis tussen het organiseren van een bijeenkomst en het keepen in bijvoorbeeld een voetbal- of hockeyteam. Die ene fout die je als keeper maakt, blijft hangen. Bij jezelf, bij je medespelers, bij de toeschouwers.
Het is de ergernis die je ervaart op veel bijeenkomsten. De uitlopende spreker, de niet passende inhoud, de onduidelijke informatie, de kwaliteit van het geluid, de gebrekkige wifi, het te volle programma. Het zijn de duivelse details. Allemaal foutjes of fouten die voorkomen kunnen worden en die meestal te maken hebben met de onervarenheid van de organisatoren.
Er is een vraag, wel een nogal lange vraag, die in één zin alle aspecten van de ontwikkeling van een bijeenkomst adresseert:
Wat moet waarom wanneer voor wie en door wie waar op welke manier besproken?
De vraag is een kapstok voor iedereen die op enig moment een bijeenkomst gaat organiseren. Alle zeven W’s doen er toe, zijn even relevant. Heb je geen goed antwoord op een van de W’s, dan heeft je bijeenkomst een probleem.
Wat gaat over het onderwerp. Waarom over de urgentie. Wanneer over het moment. Voor wie over je doelgroep. Door wie over je sprekers en wellicht je gespreksleider. Waar over de locatie. Op welke manier over de opzet en de ondersteuning.
Ieder van deze W’s vraagt verdieping. Want wat is een goed onderwerp? Is de bijeenkomst de juiste vorm voor jouw onderwerp? Wat is een goed moment? Enzovoort, enzoverder.
Bijeenkomsten vragen een goede voorbereiding. Dat verdienen ze vanwege het belang van het onderwerp dat besproken wordt, de tijd die er vooraf wordt in gestoken, de kosten van de bijeenkomst, de tijd die er alle deelnemers op de dag zelf in stoppen. Maar elke dag wordt op verschillende plekken in Nederland het wiel opnieuw uitgevonden, worden dezelfde fouten gemaakt in het ontwikkelen van een bijeenkomst. Dat is niet nodig.
Stel de vraag, keer op keer: wat moet waarom wanneer voor wie en door wie waar op welke manier besproken?
Piet-Hein Peeters
(Piet-Hein is ervaren dagvoorzitter en ontwerper van bijeenkomsten. Op basis van de zeven W's geeft hij de online Workshop Bijeenkomsten Ontwerp Basis)
