Eric de Groot is ontwerper van bijeenkomsten bij MindMeeting en Co-auteur van Into the Heart of Meetings (ons favoriete boek over Meeting Design).
In dit artikel legt hij uit wat Strategische Meetings zijn en welke uitdagingen je daarbij tegen komt.
"Ik ben ontwerper van bijeenkomsten dus ik hoor geregeld opdrachtgevers praten over bijeenkomsten die strategisch zijn. Waarom ze dat etiket krijgen kan variëren en zelfs onduidelijk zijn. Want ‘strategisch’ is een ruim begrip. Aan ons ontwerpers de taak helderheid te verschaffen. Ik zie drie varianten en de eerste stap is blootleggen welke van de drie we bij de kop hebben. Hierbij de indeling, aangevuld met een paar observaties.
Variant 1: Een interne bijeenkomst waarbij de strategie wordt bedacht of aangepast. Deelnemers zijn vaak mensen in hogere managementfuncties, de interne strategen en natuurlijk de Board zelf. Als ontwerper stel ik dan de vraag of er nog informatie of inzichten op te halen zijn bij de mensen op de vloer. En dat is vaker het geval dan in eerste instantie wordt gedacht. Als dat zo is, wordt het onderdeel van het ontwerp, vaak als voortraject. Verder zal de bijeenkomst een activerend en dus interactief programma moeten hebben: Mensen aan het werk zetten, aansporen buiten de lijntjes te kleuren, en goed naar elkaar te luisteren. Het mag alle kanten op vliegen, zonder de realiteit in de buitenwereld uit het oog te verliezen. Het programma sluit af met een concluderende en reflecterende fase. Hierin werken deelnemers toe naar conclusies en betekenis. Tot slot vertelt de Board scherp hoe en wanneer er beslissingen komen en waarover eventueel niet!).
Geregeld heeft de Board in variant 1 zoveel te vertellen dat de bijeenkomst toch meer gaat lijken op variant 2. Dan is de dialoog het kind van de rekening, en komt er te weinig uit. Een goede strategische bijeenkomst variant 1 bevat meer horizontale conversatie dan verticale informatievoorziening. De Boardleden laten merken dat ze overzicht hebben en de vraagstukken begrijpen. Ze doen dat effectief en vervolgens luisteren ze vooral.
Variant 2: Een bijeenkomst waarbij de strategie van de organisatie intern wordt gecommuniceerd. Dat is dus gericht op degenen die de strategie moeten uitvoeren. Als ontwerper moet je dan goed weten wie je in de zaal hebt, want strategie operationeel maken betekent iets anders voor mensen op de vloer dan voor het hogere management. Voor de eerste groep ligt de nadruk op de vraag: “Wat moet ik doen?”. Voor de tweede groep is de vraag: “Waar is mijn ondersteuning het hardste nodig?”
Durft de opdrachtgever uit te spreken wat de strategie - die per definitie over de langere termijn gaat - concreet inhoudt voor dagelijkse werkzaamheden? Zo ja, dan wordt variant 2 meteen veel beter. Als dan ook de visie helder wordt gedeeld, dan kan het niet meer stuk, en kan ik als ontwerper er het maximale uithalen.
Variant 3: Een cruciale bijeenkomst met externe deelnemers: klanten, partner-organisaties, experts, etc.. Strategisch omdat de bijeenkomst belangrijk is voor het welslagen van de strategie. Strategie is immers hoe de organisatie in de buitenwereld manoeuvreert om haar doelen te bereiken. Daar horen zo goed als altijd bijeenkomsten bij. Bijeenkomsten die moeten slagen om ook de strategie te laten slagen, worden vaak strategisch genoemd. In de ontwerpfase van zulke bijeenkomsten is er maximale duidelijkheid nodig over de concrete doelen van de strategie. Hoe dragen de doelen die de opdrachtgever voor ogen heeft met de meeting bij aan die strategie? Zijn ze SMART geformuleerd? Wie gaat er, na de bijeenkomst, wat precies doen, als gevolg van de bijeenkomst? Hoe gaan we het succes meten?
Hoe beter de doelen zijn vastgelegd, hoe groter de kans dat de meeting slaagt. Iedere aarzeling of onduidelijkheid vertaalt zich in een zwakkere bijeenkomst.
Ten slotte
Variant 1 is de lastigste voor opdrachtgevers. In klein gezelschap werkt het model van het goede gesprek nog wel, maar met het complete hoger management erbij, wordt het moeilijk. In zijn algemeenheid zie ik dat opdrachtgevers dan nogal eens kiezen voor een mix: een vleugje conversatie, een beetje voorlichting en een fijne dosis promotie. Dit gebeurt omdat het lastig voorstelbaar is hoe je met een grotere groep mensen op een zinvolle manier tot co-creatie van de strategie kan komen. Maar daar heb je juist bijeenkomst-ontwerpers voor nodig. Die kunnen dat wèl bedenken. Want dat is hun vak.
Als er dan te weinig komt uit een slecht vormgegeven variant 1, dan is de reactie in de Board vaak: “Er kwam te weinig uit want ze misten een hoop informatie”. De volgende keer bevat de bijeenkomst dan nog meer éénrichtingverkeer. Zo ontstaat er een vicieuze cirkel die veel geld kost en weinig andere meerwaarde heeft dan fijn bij elkaar zijn en aandachtig luisteren naar de Board. Ja, de Board voelt zich dan gehoord en belangrijk, maar het effect is minimaal. Dat is slecht nieuws voor de organisatie maar goed nieuws voor ons, ontwerpers: werk aan de winkel!"
Eric de Groot
