The Office: een casestudy over fouten tijdens kantoormeetings

Laten we eens kijken naar een aflevering van 'The Office' (VS) die ons veel kan leren over wat we niet moeten doen in een professionele omgeving, vooral als het gaat om bijeenkomsten. De aflevering waar het om gaat is 'Shareholder Meeting', de elfde aflevering van het zesde seizoen.

In deze aflevering wordt Michael Scott, de goedbedoelende maar sociaal onhandige manager van Dunder Mifflins filiaal in Scranton, uitgenodigd voor een aandeelhoudersbijeenkomst in New York City. Hij neemt een paar van zijn werknemers - Andy, Dwight en Oscar - mee voor de rit. Als ze aankomen, worden ze opgewacht door een opgewonden menigte aandeelhouders die ontevreden zijn over het management van het bedrijf1.

Les 1: Wees voorbereid, heb een plan

Tijdens de vergadering kondigt Michael impulsief een 45-dagenplan aan om de problemen van het bedrijf op te lossen, ondanks het feit dat hij geen concreet plan heeft om zijn woorden kracht bij te zetten. Dit leert ons het belang van voorbereiding. Als je een vergadering of discussie modereert, heb dan altijd een plan. Doe altijd je huiswerk. Onvoorbereid zijn kan leiden tot impulsiviteit, wat vaak resulteert in loze beloften en gedesillusioneerde deelnemers.

Les 2: Gezag laten gelden wanneer dat nodig is

In een parallelle verhaallijn worstelt een personage met de naam Jim met het vestigen van zijn gezag over een onwillige collega, Ryan, die hardnekkig zijn taken verwaarloost. Om te laten zien dat hij de orde en productiviteit serieus neemt, wijst Jim Ryan een minuscule werkruimte in de keuken toe. Deze onconventionele daad dient als een symbolisch gebaar om het hele kantoor te laten zien dat een lakse werkethiek niet wordt getolereerd. Hoewel het onwaarschijnlijk is dat we in het echte leven zulke extreme methoden zouden moeten gebruiken, onderstreept dit verhaal de noodzaak om gezag te laten gelden wanneer dat nodig is. Of je nu een dagvoorzitter of een facilitator bent, het is cruciaal om de situatie onder controle te houden en ervoor te zorgen dat iedereen een waardevolle bijdrage levert.

Les 3: Spreek je bezorgdheid uit, maar doe het op de juiste manier

Oscar, die zijn bezorgdheid had geuit over de uitgaven van het bedrijf, deinst terug wanneer hem wordt gevraagd zijn zorgen te uiten tijdens de bijeenkomst en weigert het management openlijk te bekritiseren. Dit herinnert ons eraan dat we er niet voor terug moeten deinzen om onze zorgen of meningen te uiten, maar dat we dit constructief en professioneel moeten doen.
Het is de moderator die een omgeving moet creëren die een open dialoog bevordert.

Dit zijn maar een paar lessen uit 'The Office' die op professionele dagvoorzitters, moderators of facilitators van toepassing kunnen zijn. Onthoud dat elke situatie, hoe absurd die ook lijkt, een aantal belangrijke lessen kan bieden.

Wil je beter worden in het modereren? Doe mee met onze komende workshops om meer te leren over het verbeteren van je vaardigheden. Wie weet voorkom je wel een "Michael Scott"-moment tijdens je volgende kantoormeeting!

________________________________________

Wil je de hele synopsis lezen?

https://en.wikipedia.org/wiki/Shareholder_Meeting

Of ben je gewoon op zoek naar een meme om je vergadering kracht bij te zetten?

https://giphy.com/gifs/theoffice-the-office-tv-shareholder-meeting-GVbFBI72z6Jl0DVyA2