Effectief faciliteren van meetings: de drie E’s
Meetings vormen het zwarte gat in het bedrijfsleven. Er zijn enorme hoeveelheden energie en middelen mee gemoeid en we weten nauwelijks wat er binnenin gebeurt. De facilitator kan een belangrijke rol spelen in het beter vergaderen op basis van de drie E’s: Effectiviteit, Efficiëntie en Energie.
Mike van der Vijver is een internationaal bekende facilitator, dagvoorzitter en meeting designer. Hij was coauteur van de bestseller Into the Heart of Meetings en Meetings, by Default or by Design. Hij is de trainer voor onze Workshop Effectief Faciliteren. Wij vroegen hem naar zijn visie op het effectief faciliteren van meetings.
De Drie E’s
Effectief
Een goede meeting is effectief – het begint bij duidelijke en meetbare doelen en een programma om deze doelen te bereiken. Effectief betekent dat de bijeenkomst een resultaat oplevert dat bijdraagt tot een noodzakelijke verandering. Denk hierbij niet alleen aan de agenda, maar aan de gewenste uitkomst en de rol van de deelnemers. Alleen zo kan een meeting écht resultaatgericht zijn.
Efficiënt
Een goede vergadering is efficiënt. Dit betekent dat middelen optimaal worden ingezet en duidelijke afspraken bestaan over rollen, gedrag en interactie. Het gaat verder dan een discussie; afspraken over voorbereiding, telefoongebruik, spreektijd en respect zorgen dat de vergadering gestructureerd en productief verloopt. Efficiënt faciliteren maakt dat deelnemers weten wat er van hen verwacht wordt en hoe ze bijdragen aan het doel.
Energie
Een goede bijeenkomst heeft energie. Deelnemers verlaten de meeting met het gevoel dat ze een nuttige en unieke ervaring hebben gehad. Dit bereik je door afwisseling in werkvormen en formats: groepswerk, individuele reflectie, stemmen, rollenspellen of spelletjes. Energie ontstaat wanneer deelnemers interactie hebben over serieuze onderwerpen én plezier ervaren. Serieus plezier!
Conclusie
Om hoog te scoren op Effectiviteit, Efficiëntie en Energie moet een meeting een goed doordacht programma hebben. Dit ontstaat niet door standaard aanpakken, maar door bewust design en lef om nieuwe formats en werkwijzen te proberen. Daag het scepticisme van collega’s uit, experimenteer en creëer een meeting die écht impact maakt.
Mike van der Vijver
Picture by Markus Spiske on Unsplash