Het belang van een scherp doel bij bijeenkomsten
Te veel bijeenkomsten worden georganiseerd zonder helder beeld van het einddoel. Het gevolg: een programma dat weliswaar met alle liefde, maar zonder samenhang in elkaar is geflanst. Zonder meetbaar doel kunnen deelnemers en organisator prima een hele leuke dag hebben. Maar de vraag is dan wel, of het ook iets van waarde heeft opgeleverd.
Geweldige content, inspirerende sprekers, een prachtige locatie, perfecte catering en natuurlijk de best passende dagvoorzitter … ze zijn allemaal zinloos, als het programma slecht ontworpen is. Een goed meeting design bestaat uit een aantal elementen. In een serie artikelen behandelen we ze één voor één. Dit verhaal gaat over: het doel.
In onze ogen moet je een scherp doel voor ogen hebben, om te kunnen spreken van succes (of mislukking). Dat vereist doorvragen en dieper graven naar waar het nu écht om gaat. Een event met een vaag doel is bij voorbaat zinloos. Want als je niet weet wat je doel is, hoe weet je dan of je het gehaald hebt? En als je niet weet of het doel gehaald hebt, hoe weet je dan of het de investering waard was?
Wij zijn aanhangers van de methodologie van het Event ROI Institute. Zij zeggen dat een doel alleen scherp en meetbaar kan zijn als je mikt op het gedrag van deelnemers. Alleen van gewenste actie kun je achteraf vaststellen of mensen het daadwerkelijk gedaan hebben en dus meten of er iets veranderd & verbeterd is. Bijvoorbeeld: als je na afloop aan deelnemers vraagt of ze het nieuwe beleid een goed idee vinden, is hun “ja” niets waard. Pas als ze het nieuwe beleid daadwerkelijk uitvoeren, kun je spreken van een succesvolle bijeenkomst.
Veelvoorkomende drog-doelen
- We doen het elk jaar: Een jaarlijks terugkerend event is een goede aanleiding, maar geen doel op zich. Elk jaar zou een nieuw doel moeten worden gesteld, mogelijk met een andere vorm of het overslaan van een editie.
- Inspireren: Inspireren zonder concreet einddoel leidt tot mooie, maar vaak niet effectieve sprekers. De vervolgvraag is altijd: waartoe wil je mensen inspireren?
- Motiveren: Motiveren gaat verder dan aanroepen of overtuigen. Het gaat om mensen meenemen in een verhaal dat een weloverwogen einde kent, waar deelnemers iets mee kunnen doen.
- Informeren: Informeren is nooit een doel op zich. Het gaat om wát mensen met de informatie moeten doen en hoe je dat faciliteert in het programma.
- Draagvlak creëren: Draagvlak is een voorwaarde, geen doel. Het werkelijke doel is uitvoering van een maatregel.
- Netwerkbijeenkomst: Zonder scherp doel is het gewoon een feestje. Pas met een helder doel krijgt het netwerk-event meetbare waarde.
- Veel mensen laten komen: Alleen relevant als ticketverkoop of bereik een doel is. Soms is een selecte groep effectiever.
- Trending zijn op social media: Likes zijn geen doel. Het effect moet bijdragen aan het beoogde resultaat (verkoop, gedragsverandering, etc.).
- Hoog cijfer scoren: Een 8,6 zegt weinig over effectiviteit. Belangrijk is het meten van concrete gedragsverandering of succescriteria.
- Klanttevredenheid: Prima als bijkomstig doel, maar echte tevredenheid ontstaat als het programma doorwrocht en meetbaar succesvol is. De klant moet merken dat er inzicht is verkregen in het succes van de investering.
Samenvatting
Drog-doelen zijn eigenlijk middelen. Bepaal eerst je doel en kijk dan welk middel daarbij past (inspireren, informeren, netwerken, etc.). Daarom blijven wij steeds vragen: waarom? Dat maakt een bijeenkomst écht beter.
Jan-Jaap In der Maur
Foto: Nick Fewings op Unsplash