Een bijeenkomst is geslaagd, als hij effectief bijdraagt aan het bestaansrecht van de organiserende instelling (meeting-owner) en de deelnemers. Een succesvolle meeting is in onze ogen altijd gebouwd op 3 elementen, die we samen hebben gebracht in een wiskundige vergelijking:
Geslaagde bijeenkomst = doel x meeting design x moderatie
Laten we de separate onderdelen van deze rekensom eens individueel bekijken en benoemen wat hun functie is in het geheel. Daarmee krijgen we beter grip op de inhoudelijke, conceptuele kant van bijeenkomsten.
Doel
Als er geen helder doel is, kan een bijeenkomst nooit effectief genoemd worden. Immers: je kunt pas zeggen dat iets geslaagd is, als je vooraf benoemd hebt wat de voorwaarden zijn om het geslaagd te mogen noemen. De uitkomst van een bijeenkomst zal altijd bestaan uit aantoonbare effecten en uit meer ongrijpbare grootheden als sfeer, groepsgevoel etc. Maar onder aan de streep moet een bijeenkomst volgens de werkwijze van het Event ROI Institute altijd mikken op gedrag(sverandering). Zonder zo'n meetbare doelstelling is de bijeenkomst bij voorbaat doelloos en dus zinloos.
Meeting Design
Dit is de kunst om doel en inhoud te vertalen naar een effectieve vorm/format. Een goed programma wordt tot in detail ontworpen, zodat deelnemers op de juiste momenten in de juiste werkvorm precies de goede informatie krijgen, de goede ervaring opdoen, de goede vaardigheden aanleren of de juiste mensen leren kennen. Als je het dagprogramma 'zo maar even in elkaar flanst', zal je daarmee automatisch minder effectief zijn in het bereiken van het doel.
Moderatie
Dit is de effectieve uitvoering van het meeting design, zodat het doel gehaald wordt. Een plan kan er op papier nog zo goed uitzien, maar wordt pas werkelijk effectief als het 'op het podium' goed wordt uitgevoerd.
En hier komt de dagvoorzitter in beeld, in al zijn verschijningsvormen: de facilitator, debatleider, interviewer, presentator etc. Hij of zij kan zijn werk alleen goed doen met een gericht Moderation Design: een heldere keuze in toon, tempo en stijl, die bijdraagt aan het halen van het gestelde doel.
Met 'dagvoorzitter' bedoelen we overigens niet per definitie een ingehuurde professional. We hebben het hier over degene die het best in staat is doel en meeting design op het podium te vertalen naar een geslaagde dag. En dat kan dus soms prima de eigen directeur zijn, wellicht met een beetje coaching.
Weging en impact
Over de zwaarte van de drie elementen kunnen we discussiëren, maar wij zetten doel x meeting design x moderatie op een verhouding van 10:5:2
De achterliggende gedachte is: geen doel hebben maakt een bijeenkomst bij voorbaat volledig zinloos, vandaar dat die de meeste 'punten' krijgt. Een zinvolle bijeenkomst wordt effectief door een goed meeting design. En een goede dagvoorzitter helpt enorm, maar is - in alle eerlijkheid - 'alleen maar' een uitvoering van doel en design.
De impact van deze vergelijking en de weging op de zin van een bijeenkomst is simpel: als je maximaal scoort op alle onderdelen, scoor je 10 x 5 x 2 = een 100% geslaagd evenement. Maar laat één van de drie elementen weg (in de vergelijking: zet hem op nul) en je scoort meteen nul procent.
Maar ook de impact van bijvoorbeeld een matige of de verkeerde dagvoorzitter is groot: als dit onderdeel een 1 scoort in plaats van de 2 in de vergelijking, dan zakt de bijeenkomst meteen naar 50% geslaagd.
Overigens: de weging van de drie onderdelen zegt niets over de budgettaire consequentie ervan. Het formuleren van een helder doel heeft weliswaar de grootste impact, maar kan bij wijze van spreken in 5 minuten bedacht worden.
Conclusie
Door op deze manier te kijken naar meetings & events, maak je inzichtelijk wat het belang is van een helder doel, een goed meeting design en natuurlijk - jullie zullen ons de reclame vergeven - een passende dagvoorzitter.
Jan-Jaap In der Maur
