De wiskunde van een geslaagde bijeenkomst
Eeuwenlang bepaalde een strakke hiërarchie de gang van zaken. Nu zien we een razendsnelle beweging richting co-creatie. Daarmee verandert ook de manier waarop we samenkomen, beslissingen nemen en resultaten boeken.
Tegelijkertijd groeit in de meetings- en eventsbranche de aandacht voor effectiviteit. En daarmee stijgt – vinden wij – het belang van goede moderatie. Hoog tijd dus voor een serieuze dagvoorzitterstheorie.
Een bijeenkomst is geslaagd als hij effectief bijdraagt aan het bestaansrecht van zowel de organiserende instelling (meeting owner) als de deelnemers. In onze visie rust een succesvolle meeting altijd op drie elementen, samengebracht in één formule:
Geslaagde bijeenkomst = doel × meeting design × moderatie
Laten we de afzonderlijke onderdelen van deze vergelijking bekijken en hun functie benoemen.
Doel
Zonder helder doel kan een bijeenkomst nooit effectief zijn. Je kunt pas bepalen of iets geslaagd is, als vooraf duidelijk is wat de voorwaarden daarvoor zijn.
De uitkomst van een bijeenkomst bestaat uit meetbare effecten én minder tastbare elementen zoals sfeer en groepsgevoel. Maar onderaan de streep moet een bijeenkomst – volgens de werkwijze van het Event ROI Institute – altijd mikken op gedrags(verandering).
Zonder meetbare doelstelling is een bijeenkomst bij voorbaat doelloos en dus zinloos.
Meeting design
Meeting design is de kunst om doel en inhoud te vertalen naar een effectieve vorm of format. Een goed programma wordt tot in detail ontworpen, zodat deelnemers:
- Op het juiste moment de juiste informatie krijgen
- De juiste ervaring opdoen
- Relevante vaardigheden aanleren
- De juiste mensen ontmoeten
Wie een dagprogramma ‘even snel in elkaar flanst’, zal automatisch minder effectief zijn in het bereiken van het doel.
Moderatie
Moderatie is de effectieve uitvoering van het meeting design, met als doel het beoogde resultaat daadwerkelijk te behalen. Een plan kan op papier uitstekend zijn, maar wordt pas echt effectief als het op het podium goed wordt uitgevoerd.
Hier komt de dagvoorzitter in beeld – in welke vorm dan ook: facilitator, debatleider, interviewer, presentator. Hij of zij kan dit alleen goed doen met een doordacht moderation design: een bewuste keuze in toon, tempo en stijl die bijdraagt aan het behalen van het doel.
Met ‘dagvoorzitter’ bedoelen we overigens niet per definitie een ingehuurde professional. Het gaat om degene die het beste in staat is doel en meeting design te vertalen naar een geslaagde dag. Dat kan soms prima een eigen directeur zijn, eventueel met gerichte coaching.
Weging en impact
Over de exacte zwaarte van de drie elementen kun je discussiëren, maar wij hanteren de verhouding:
Doel : meeting design : moderatie = 10 : 5 : 2
De gedachte daarachter:
- Zonder doel is een bijeenkomst volledig zinloos – vandaar het hoogste gewicht.
- Meeting design bepaalt in hoge mate de effectiviteit.
- De dagvoorzitter is essentieel, maar voert in essentie doel en design uit.
De impact van deze vergelijking is eenvoudig:
- Maximale score op alle onderdelen (10 × 5 × 2) = 100% geslaagd evenement.
- Valt één element weg (score 0), dan is de totale uitkomst ook 0%.
- Is bijvoorbeeld de moderatie matig (1 in plaats van 2), dan daalt het resultaat direct naar 50%.
Let op: deze weging zegt niets over budget. Het formuleren van een helder doel heeft de grootste impact, maar kan soms in vijf minuten gebeuren.
Conclusie
Door op deze manier naar meetings en events te kijken, wordt duidelijk hoe cruciaal een helder doel, een sterk meeting design en – jullie zullen ons de reclame vergeven – een passende dagvoorzitter zijn.
Jan-Jaap In der Maur
Foto: thisisengineering-raeng op Unsplash