9 handvatten voor een Introverten-Inclusieve bijeenkomst

Juup de Kanter is een ervaren docent Eventmanagement bij Hogeschool Utrecht op het gebied van conceptontwikkeling en creatief denken. Daarnaast helpt zij teams en organisaties bij het samen creëren van impactvolle ontmoetingen met haar bedrijf Juups.nl
Ze heeft zich gespecialiseerd in inclusief ontwerpen. Wij vroegen haar eens op een rij te zetten, hoe je een programma opbouwt dat ook de introverte deelnemers recht doet. Ze geeft ons 9 handvatten.

"De meeste bijeenkomsten zijn vooral ontworpen voor extraverte deelnemers, met veel afwisseling, prikkels en interactie. Terwijl dat niet aansluit bij de kenmerken en voorkeuren van introverte mensen. De hersenen van een introvert persoon werken anders dan de hersenen van een extravert persoon. Zo gaat bij een introvert het bloed naar gebieden in de hersenen waar probleemoplossing is gesitueerd, terwijl het bloed van extraverten meer gaat naar de zintuiglijke waarneming. De eerste groep wil diepgaander zaken verwerken en de ander wil meer geprikkeld worden.

Om te zorgen dat ook de introverten hun inbreng kunnen geven, moeten zij zich gezien en gewaardeerd voelen. Er moet ruimte zijn voor hún manier van functioneren. En dus zou je het programma ook voor hen moeten ontwerpen. Het is daarbij goed om in het oog te houden, dat vrijwel niemand 100% introvert of extravert is. Iedereen heeft zijn eigen plek op de glijdende schaal tussen de twee uitersten.

Een aantal zaken is belangrijk, als je een programma introvertie-inclusief wilt maken.

Mens-gericht

Te vaak ontwerpen we programma’s vanuit de inhoud. We bedenken wat we willen zenden; informatie, inspiratie, inzicht. We vergeten daarbij na te denken over de ontvanger: hoe zorg je dat het verhaal ook binnenkomt, verwerkt wordt en tot actie leidt? Pas als we andersom gaan denken komt er ruimte voor de behoefte van de introvert. Als je ontwerpt vanuit ‘de mens’, kun je verschillende types gaan onderscheiden en na gaan denken over hoe je die allemaal bedient.

Veiligheid

Een extraverte deelnemer voelt zich al snel op zijn gemak. De introvert heeft meer aandacht nodig. Zo wil een introvert zich goed kunnen voorbereiden en weten waar de sessie over gaat en in welke rol hij/zij participeert. Dus wie zijn de anderen, welk onderwerp staat centraal, welke invalshoek en moet je wel/geen voorkennis hebben? Met wie zit je aan tafel? Als je hierin vooraf voorziet, kan een introvert persoon veilig en goed instappen en een waardevolle bijdrage leveren.

Betrokkenheid

De extravert komt wel voor zichzelf op. De introvert ‘lijdt in stilte’. Een goede dagvoorzitter maakt er gewoonte van om bewust rond te kijken, hoe het met iedereen gaat en maakt daar ruimte voor in het programma.
De onderstaande punten zijn hierbij behulpzaam.

Geen mening, maar gedachtes

Een van mijn belangrijkste inzichten is dat je een introvert niet naar zijn/haar mening moet vragen, maar naar zijn/haar gedachten. Bij een vraag naar een mening gaan de oordelen meteen aan en blokkeert iemand. In het hoofd komen gedachtes op als: ‘Wie ben ik om hier een mening over te hebben?’, ‘Ik denk dat we persoon X ook moeten vragen’, ‘het verleden niet moeten vergeten’, etc. etc. Als je vraagt wat er in het hoofd omgaat komt deze waardevolle informatie boven tafel.

Vertraag

Introvert deelnemers zijn minder in staat om meteen klaar te staan met hun mening of inzicht. Bouw daarom tijd in het programma, om individueel na te denken en om gedachten op een rij te zetten. Voordat je gaat uitwisselen. Dat kan ook voor de extraverte snelle schakelaars geen kwaad overigens: soms eens even wat meer tijd nemen, voordat je iets roept.

Bouw voldoende ‘white space’ in het programma. Als host kun je met 1 minuut stilte al het verschil maken. Een introvert komt dan op adem en een extravert bedenkt nog drie ideeën.

Verklein

Spreken in een grote groep is een nachtmerrie voor bijna iedere introvert (en zelfs voor sommige extraverten). Werk daarom vaker met kleine groepen en bouw langzaam op: eerst individueel, dan 1-op-1 en dan naar groepjes en wie weet durven sommige introverten het daarna zelfs plenair aan.

Je zult zien dat het bovendien de oogst verdiept en verbetert: omdat iedereen meepraat, wordt niet meteen de eerst extraverte mening tot waarheid verheven. Daar komt bij dat de meeste introverte mensen heel goed zijn in het ordenen van grote hoeveelheden informatie en het aanbrengen van structuur.

Een werkvorm die ik heb ontwikkelt en goed werkt gaat als volgt:

Iedereen in de (kleine) groep ontvangt een eitje/capsule en wordt gevraagd een open vraag te formuleren, waarnaar de persoon nieuwsgierig is. Als iedereen klaar is , stopt deze persoon de vraag in het ei. Je zult zien dat de introvert meer tijd wil om de goede vraag te formuleren en een extravert vaak al drie vragen heeft opgeschreven voordat deze de juiste te pakken heeft. Dan beantwoorden de personen één voor één een vraag. Zo krijgt iemand volledige aandacht, zit er energie op de vraag, is het een vraag waar minimaal 1 persoon geïnteresseerd in is en is het ook gewoon leuk. Het gaat meteen ergens over.

Anoniem

Een introvert draagt graag bij aan het resultaat, zolang dat maar op zijn manier kan. En dat is dus niet: ten overstaan van 500 mensen je gedachten delen of je kennis verwoorden.

Zoek eens naar werkvormen (vaak in kleinere groepen), waarin de introvert zijn inbreng (min of meer) anoniem kan geven. Dan mag de extravert die vervolgens verwoorden voor het grote publiek.

De omgeving

Ontwerp van zaal en de opstelling zijn cruciaal. Kleine zitjes, ieder met een eigen kleedje, geven een knusse sfeer die meteen veiliger is dan de standaard eindeloze rijen.

En waar zet je mensen neer: alle extraverten vooraan?

Tijdens EMEC 2019 heb ik de zaal in drie settings laten neerzetten; rechts bankjes om te ‘socializen’, in het midden stoelen in de luisterstand en links hoge actieve tafels met krukken. Bij binnenkomst werd deelnemers gevraagd daar te gaan zitten, wat paste bij de behoefte. Hoe wilde men de inhoud verwerken? Dit werkte verrassend goed uit voor zowel introverte als extraverte bezoekers.

Beloon

Beloon ten slotte de inbreng van de introverte persoon en spreek iemand aan op deze expertise. "Je hebt net zo’n mooie punt op tafel gelegd, samenvatting gegeven, etc., zou jij met persoon Y dit willen uitwerken, verdiepen, etc.?" Dit is weer belangrijk voor het natraject.

Conclusie

Introvert-inclusief ontwerpen verrijkt en verdiept je bijeenkomst. Het geeft de introverten een volwaardige rol. En het kan voor de extroverten ook geen kwaad".

Juup de Kanter

Photo by Tingey Injury Law Firm on Unsplash