Te vaak maken dagvoorzitters zich er met een Jantje-van-Leiden vanaf, als het gaat om de aankondigingen. "Hoe moeilijk kan het zijn", zie je ze denken. En vervolgens improviseren ze zich een weg langs wat onsamenhangende weetjes of lezen ze een - veel te lang - verhaal voor van papier.
En dat is jammer, want een met zorg vormgegeven aankondiging doet wonderen. Het is de eerste winst, zelfs als er verder weinig ruimte is voor interactie. Een goede aankondiging:
- Zet deelnemers aan. Het wekt interesse in wat komen gaat, zet precies het juiste luikje open, zorgt dat deelnemers zich realiseren waarom het aankomende onderdeel voor hun van belang is, etc.
- Brengt energie. Na de intro heeft iedereen er zin in en kan bijvoorbeeld een spreker in een warm bad duiken.
- Verbindt podium en zaal. Ineens is er geen glazen wand meer tussen bijvoorbeeld de spreker en de toehoorders, vervaagt de grens tussen zender en ontvanger. Iedereen voelt dat ze met zijn allen een connectie hebben met het onderwerp en elkaar.
Ga er echt voor zitten, weet de kern te pakken en gebruik dat op het podium.
Een goede aankondiging bestaat vervolgens uit drie elementen:
- De teaser. De opening van je aankondiging maakt mensen nieuwsgierig. Dat kan één rake zin zijn: een retorische vraag, een observatie, een verrassend feit, een (korte) opsomming van schijnbaar onrelateerde zaken. Of een anekdote, een foto, een korte basismoderatie waarbij het publiek handen op mag steken of reacties mag roepen. Wees creatief!
Let op: dat betekent niet dat het altijd 'leuk' moet zijn, of 'dynamisch'. Reflectief, bloedserieus, prikkelend: het mag allemaal, als het 't doel maar dient en cde juiste toon zet voor het aankomende onderdeel.
Laat liefst na je openingszin(nen) even een korte stilte vallen, om je mededeling te laten landen en maximaal effect te laten hebben. - Het pitch. Nu de aandacht gewekt is, is het aan jou om te bewijzen dat het aankomende programmaonderdeel de moeite waard/van belang is. Je werkt daarbij (prominent of heel zijdelings) de teaser verder uit.
Je legt bijvoorbeeld kort uit waarom dit onderdeel juist op dit moment in het programma zit. Mensen hebben een enorme behoefte om te snappen wat de intrinsieke logica is binnen een bijeenkomst en waarom het voor hen van belang is om te luisteren/deel te nemen.
Als er een spreker is, zorg je ook dat mensen begrijpen waarom juist deze persoon komt praten over dit onderwerp. Geef ze (net) voldoende informatie en feiten om het relevant te maken om echt naar deze autoriteit te willen luisteren.
En maak je er alsjeblieft niet vanaf met "deze spreker behoeft geen verder introductie". Iedere spreker vindt het iedere keer weer heerlijk om goed aangekondigd te worden én er is iedere keer weer een nieuwe invalshoek bij een event, waardoor iedere spreker opnieuw 'aan de man gebracht moet worden'. - De claptrap. Bij een goed opgebouwde introductie hoef je aan het einde niet te vragen om een applaus. Deelnemers doen dat vanzelf, als je eindigt met één pakkende zin of opmerking, gevolgd door het enthousiast uitspreken van de titel van het onderdeel of de naam van de spreker.
Schrijf dit liefst niet allemaal uit en heb hoogstens een paar steekwoorden op papier. Leer het ook niet uit je hoofd, op de openingszin en de slotzin na. Vertrouw erop dat je de echte kern van je betoog zo goed hebt overwogen, dat de woorden vanzelf wel komen.
(Op dit punt zijn er uiteraard uitzonderingen. In sommige - vaak formelere settings - moet je bepaalde teksten gewoon woordelijk uitspreken. In dat geval: lees voor met overgave en probeer dit niet te verdoezelen).
Tot slot, een geweldige introductie is ook een aantal dingen NIET. Dus:
- Geen CV. Stop alsjeblieft met het voorlezen van volledige biologiën of Wiki-pagina's. Maak per keer een selectie van welke prestaties van diegene voor deze specifieke aankondiging iets bijdragen.
- Geen speech. Hou het alsjeblieft kort en to-the-point. Mensen zijn niet gekomen om jou te horen oreren, dus hou jezelf in. Natuurlijk mag het bij een wetenschappelijke presentatie van 60 minuten wat langer dan bij een pitch van 1 minuut. Maar hou je in!
- Geen verslag van het hele proces. Vermijdt zinsnedes als "toen wij elkaar vorige week spraken, ..." of "op zijn website kun je lezen ...". Gebruik de info die je vond, als dat zinnig is. Maar bespaar ons een verslag van je zoektocht en onderdruk je behoefte om ons te laten zien, hoe goed jij jezelf hebt voorbereid.
- Geen verhaal over jou. Het gaat om de mensen in de zaal en om de spreker(s), jij bent slechts het medium. Vermijd daarom het woord 'ik'. geloof me: iedere zin waarin 'ik' voorkomt kun je ook herschrijven naar een meer algemene formulering.
- Geen stellingname. Jij bent de dagvoorzitter van iedereen, dus je neemt geen positie in. Zo voorkom je dat een deel van de zaal zich niet vertegenwoordigd voelt, bij voorbaat afhaakt bij het verhaal en de rest van de dag tegen jou is. Dus geen mededelingen dat een spreker zo geweldig is of een programmaonderdeel zo belangrijk. Geef de nodige informatie en perspectief en laat het vervolgens aan iedereen om daar een eigen conclusie uit te trekken.
Dat betekent overigens niet, dat je niet enthousiast mag zijn. Integendeel: als de dagvoorzitter er al geen zin in lijkt te hebben, waarom zouden de deelnemers er dan wel naar uitzien!? Het is een subtiele grens: mensen niks opdringen, maar wel aankondigen met flair.
Zo beschouwd is het je taak als dagvoorzitter om onderdelen en sprekers op een gouden presenteerblaadje af te leveren bij het publiek. Investeer daarom tijd in een goede aankondiging.
Heb contact met iedereen die een inhoudelijke bijdrage levert aan het programma, doorgrondt de kern van ieder verhaal of onderdeel. Een paar vragen die je in de voorbereiding kunt stellen:
- Wat is de kernboodschap van dit onderdeel?
- Wat zijn de belangrijkste leerpunten/zaken die moeten veranderen?
- Wat zouden deelnemers zich moeten realiseren, voordat ze naar dit verhaal gaan luisteren? In welke 'toestand' moeten ze zich bevinden
- Welke vraag moet er bij het publiek leven, als basis voor het programmaonderdeel?
- NB: het is natuurlijk niet de bedoeling dat je deze zaken allemaal opneemt in het intro, want je wil het gras ook niet voor voeten wegmaaien. Maar deze vragen geven je wel de nodige inzichten over hoe jouw intro eruit zou moeten zien.
Conclusie: een goede aankondiging doet wonderen en zorgt dat het volgende programmaonderdeel sneller op gang komt.
Wil je ook leren aankondigen (en heel veel meer onderdelen van het vak dagvoorzitter), kijk dan eens naar onze Workshop Dagvoorzitter.
