Elke locatie communiceert intrinsiek een symbolische betekenis, zo stellen meeting designers Mike van der Vijver en Eric de Groot. Ze bedachten de term 'venue message' om te beschrijven hoe de ruimte onbewust het belang en het doel van het evenement overbrengt en hoe het gedrag van de deelnemers aan de meeting of het evenement beïnvloedt.
Locaties hebben een omgevingsimpact die de bezoekers onbewust prikkelt op het moment dat ze binnenkomen. Een trendy coworkingruimte is meteen een teken van creativiteit en innovatie. De stille zalen van een universiteit inspireren het intellect. Zelfs een eenvoudige vergaderruimte die opzettelijk is ingericht met kunst en accessoires kan de steriele bedrijfsenergie veranderen in iets fris en inspirerends.
Als meeting designers kunnen we de kracht van omgevingspsychologie in ons voordeel gebruiken. Als het doel is om ontspannen samen te zijn, kan een informele omgeving zoals een lounge het beste werken. Voor gerichte werksessies kan een traditionele directiekamer met een deur die dichtgaat afleiding beperken. Denk bij het kiezen van een locatie diep na over de emoties en energie die je wilt zien bij de deelnemers. Kies dan een ruimte die deze gemoedstoestand op een natuurlijke manier oproept.
Als designers kunnen we de boodschap van de locatie versterken of een nieuwe vorm geven met decor- en themakeuzes.
De kracht van decorbouw: transformeren door middel van esthetiek
Set-dressing is de de doelgerichte styling van een ruimte door middel van verlichting, kleuren, texturen, meubilair, kunstwerken, bloemstukken, linnengoed, podiumkunst en visuele branding. Deze esthetische verbetering voegt betekenis toe aan de bestaande locatieboodschap.
Zachte verlichting en natuurgeluiden bevorderen de rust, terwijl felle kleuren en moderne meubels energie geven. Een diversiteit aan kunst en culturele symbolen versterken de inclusie. Met set-dressing kunnen we universele balzalen van hotels omtoveren tot omgevingen op maat die passen bij de doelstellingen van een evenement.
Verschillende omgevingen creëren tijdens de meeting
De meeste meetings hebben verschillende segmenten, die verschillende energieniveaus, (interactieve) formats of groepsconfiguraties vereisen. Het kan impactvol zijn om deze verschuivingen visueel af te bakenen met decorwisselingen.
Levendige muziek en cocktailtafels passen bijvoorbeeld goed bij een openingsreceptie. De overgang naar gedempte kleuren en warme verlichting geeft aan dat het tijd is om geconcentreerd te werken. Opvallende decors die zijn gemaakt door middel van set-dressing bieden psychologische cues om deelnemers scherp te houden.
De logistiek van lay-out: interactie optimaliseren
De fysieke lay-out en stoelopstelling van een ruimte hebben een grote invloed op de dynamiek van deelname. Het is belangrijk om de ruimte goed af te stemmen op de sessies. Rijen in klaslokaalstijl werken bijvoorbeeld voor informatieve lezingen, terwijl clusters van ronde tafels groepsdialoog vergemakkelijken.
Houd ook rekening met zichtlijnen, akoestiek, de nabijheid van deelnemers en het gemak om van de ene configuratie naar de andere te gaan. Het doel is om logistieke belemmeringen voor deelname weg te nemen.
Meetings mobiel maken
Soms moeten meetings worden aangepast aan multifunctionele locaties die niet exclusief zijn ontworpen voor het evenement. Dit kan de lay-outmogelijkheden beperken. Gebruik in deze gevallen creatieve ruimteverdelers, zitopstellingen en audiovisuele apparatuur om de bestaande opstelling te optimaliseren. Zoek bijvoorbeeld manieren waarop alle deelnemers elkaar kunnen zien tijdens groepssessies.
Verplaatsbaar meubilair is van onschatbare waarde voor het transformeren van gestandaardiseerde balzalen en auditoria. Met modulaire podia, schermen, verhogingen en zitplaatsen kun je ruimtes aanpassen voor elke vorm of activiteit. Neem de tijd om je opnieuw voor te stellen hoe een ruimte de gewenste ervaring kan vormen, zelfs als deze daar oorspronkelijk niet voor ontworpen is.
Virtuele locaties: het nieuwe landschap
Bij remote en hybride meetings wordt het virtuele platform de locatie. Deze digitale omgeving moet dezelfde psychologische en logistieke voordelen bieden als een fysieke ruimte. Denk aan een inspirerende virtuele achtergrondafbeelding die de toon zet. Gebruik ontspanningsruimtes als 'spaces' voor samenwerking in kleine groepen. Plaats camera's zo dat sprekers 'oogcontact' maken met deelnemers op afstand.
Hoewel virtuele ruimtes niet de zintuiglijke ervaring bieden die fysieke ruimtes wel hebben, kunnen elementen zoals muziek, video's of diavoorstellingen de sfeer versterken. Stel virtuele meetings voor als immersieve ervaringen waarbij deelnemers zich verplaatst voelen in plaats van buitengesloten.
De locatie mag dan ongezien zijn, de impact blijft. Structureer virtuele ruimtes om inspiratie, betrokkenheid en menselijke verbinding te stimuleren.
Maak van de locatie een co-designer
Locaties beïnvloeden gedrag, stemming, participatie en uiteindelijk de resultaten. Ze geven vorm aan de beleving van de bezoeker. Daarom moeten we locaties behandelen als co-designers van de meeting-ervaring, en niet alleen leveranciers van muren en een dak. Selecteer, creëer en verbeter ruimtes bewust om ze af te stemmen op de gewenste ervaringen. Erken de kracht van de plaats. Wanneer de locatie het doel aanvult, transformeren meetings van iets verplichts naar iets zinvols.
