De deelnemersrechten zijn onderverdeeld in een aantal categorieën. Iedere deelnemer aan een bijeenkomst of evenement heeft het recht op:
Erbij horen
Het recht om:
- gezien, gehoord en gewaardeerd te worden: bijeenkomsten kunnen pas echt succesvol zijn als alle deelnemers zich betrokken, welkom en veilig voelen;
- deel uit te maken van een tijdelijke tribe: elke deelnemer moet zich tijdens het evenement deel van de groep voelen. Wij moeten weten wie in de zaal is en waarom;
- wel of niet deel te nemen: of een deelnemer meedoet, is geheel zijn of haar beslissing;
- de juiste mensen te kunnen ontmoeten en leren kennen: nieuwe en interessante mensen die waarde kunnen toevoegen aan zijn of haar raison d'etre;
- de juiste mensen in de zaal te hebben: we moeten niet over belanghebbenden praten maar met hen;
- zijn of haar behoeften en wensen erkend te zien;
- emotioneel verbonden te zijn: tijdens een geweldige bijeenkomst voelen we ons geraakt. We lachen, we huilen, en noem maar op;
- bevraagd te worden in plaats van beoordeeld.
Doel
Het recht op:
- een duidelijk omschreven doel: de conclusies van de sessie (en eventuele subsessies) moeten duidelijk, doordacht en toepasbaar zijn. Informatie, inspiratie en netwerken zijn GEEN doelstellingen, maar middelen om een doel te bereiken;
- een uitgebalanceerd programma: bijeenkomsten moeten goed doordacht en zorgvuldig ontworpen zijn, en niet lukraak worden opgezet. Vergeet standaard, kies voor design;
- aanwezigheid van alle stakeholders, wanneer dat nodig is;
- voldoende tijd om alles de tijd te geven: maar al te vaak worden dingen in te korte tijdsblokken gepropt;
- duidelijkheid over de rollen: deelnemers moeten weten wat zij kunnen bijdragen en wat er van hen wordt verwacht. In ruil daarvoor hebben zij het recht te weten wat het evenement hen oplevert.
Leveranciers
Het recht op:
- een moderator: iemand die zorgvuldig geselecteerd en goed voorbereid is, om ervoor te zorgen dat alles volgens plan verloopt (tenzij het plan niet werkt) en dat iedereen zich deel van het evenement voelt;
- sprekers/leveranciers van inhoud die zorgvuldig zijn geselecteerd, gebrieft en voorbereid: we moeten niet langer willekeurige mensen op het podium zetten die geen idee hebben waarom ze daar staan en wat ze aan het programma toevoegen. We moeten voorkomen dat sprekers alleen maar hun vaste kunstje komen doen;
- zorgvuldig samengestelde inhoud: elk stukje informatie, elke vraag of elk onderwerp moet de behoeften van de deelnemers en het doel van de sessie ondersteunen.
Formats
Het recht op:
- interactie die waarde toevoegt, in plaats van een willekeurige selectie van 'fun' formats. Interactie mag er nooit zijn omwille van de interactie;
- echte interactie en oprechte betrokkenheid, in plaats van het neppe alternatief dat we allemaal wel kennen. Verbinden en communiceren kost tijd!
- effectief netwerken: mensen ontmoeten en leren kennen moet een integraal, goed ontworpen onderdeel van het programma zijn, in plaats van een willekeurige groep mensen in een zaaltje met drankjes bij elkaar te zetten en er het beste van te hopen. Effectief netwerken betekent meer dan specifieke netwerkmomenten; het moet geïntegreerd zijn in het programma;
- lichamelijke activiteit: het is algemeen bekend dat zitten en luisteren de slechtste manier van leren is. We weten allemaal dat ons lichaam af en toe moet bewegen om de geest actief te houden;
- vrije tijd: we hebben het allemaal nodig om perioden van hard werken af te wisselen met perioden waarin we ontspannen, nadenken, evalueren, reflecteren, niets doen, enz.
- verrassing: werken met nieuwe formats verbetert ons vermogen om te leren, te veranderen, samen te werken, enzovoort;
- betere panels: we weten allemaal dat de deelnemers het meest een hekel hebben aan panels. We weten ook dat dit niet het geval hoeft te zijn;
- betere formats: laten we afstappen van sprekers als de standaard en verder kijken dan de formats die we al talloze keren hebben gebruikt. We moeten telkens weer het perfecte format vinden voor elk programma of programmaonderdeel;
- zinvol entertainment: openen met vuurwerk om vervolgens over te schakelen op iets buitengewoon saais is onacceptabel, energizers gebruiken om slechte inhoud te verdoezelen is haast misdadig, en entertainment gebruiken om mensen vlak voor de borrel wakker te schudden getuigt van een zeer slecht design. Deelnemers moeten worden gestimuleerd door inhoud, formats en learnings; niet door energizers;
- het gebruik van de juiste tools: stem- en engagement-apps worden vaak gebruikt als een gimmick om de illusie van interactie te creëren;
- stilte en onthaasting. Een dynamisch evenement is niet synoniem aan ‘alles op hoge snelheid’ (wat de standaard is geworden). Dynamisch betekent: elk onderdeel van het programma heeft de juiste toon, tempo en stijl;
- de juiste locatie, de juiste zitplaatsen: het decor en de inrichting van de zaal hebben een onderschatte invloed op de resultaten. Selecteer en ontwerp de ontmoetingsruimte zodanig dat deze past bij de inhoud en het format.
Eigenaarschap
Het recht om:
- te weten wat er met de resultaten of uitkomsten wordt gedaan;
- nee te zeggen, het er niet mee eens te zijn;
- te zijn wie je bent;
- de bijeenkomst te leiden: we moeten de deelnemers vaker vragen wat ze willen in plaats van alleen het script uit te voeren;
- Uitgesproken te zijn: elke stem telt, elke mening telt;
- vragen te stellen;
- te vertrekken (en terug te komen).
Verzorging
Het recht om:
- op tijd klaar te zijn; programma's lopen te vaak en te gemakzuchtig uit.
- goed verzorgd te worden: eten, drinken, enz.
Het zal niet altijd gemakkelijk zijn deze rechten te honoreren. Maar met de juiste inzet zullen we steeds betere, succesvollere bijeenkomsten en evenementen organiseren.
Jan-Jaap In der Maur
(Als je nog meer rechten kunt bedenken die aan de lijst zouden moeten worden toegevoegd, laat het ons dan weten!)
