Op de foto staat onze koningin Maxima, als deelnemer in een panel met onder andere ook Ivanka Trump en Angela Merkel. Het beeld zegt eigenlijk alles over wat er mis gaat in panels en wat er anders zou moeten.
De grootte van het panel
Wij zijn er van overtuigd dat 3 deelnemers het maximum is voor een geslaagd panel … desnoods 4, als ze een pistool op je hoofd zetten. Maar als je nauwkeurig naar deze foto kijkt, zie je in ieder geval een vijfde panellid (los van de gespreksleider), net buiten beeld aan de linker kant.
Uit ervaring weten wij, dat dit er minstens één te veel is en dat bij meer dan vier deelnemers de energie, interactie en inhoud in een vrije val raken. Panelleden gaan dan vechten voor hun kans om iets te zeggen, in plaats van te luisteren en echt te reageren op de anderen. En sommige zullen het zelfs opgeven, wazig voor zich uit gaan staren en daarmee een negatieve invloed hebben op de bijeenkomst.
Dus als je met alle geweld meer dan vier mensen in het panel wilt zetten, zoek dan naar alternatieve concepten: wissel panelleden per onderwerp, wissel het panel af met korte 1-op-1 interviews, geef ieder panellid één kans om individueel de zaal toe te spreken, etc; mogelijkheden te over.
De selectie van de panelleden
Een goed panel is meer dan een willekeurige verzameling van sprekers. En het mag al helemaal niet – zoals in veel gevallen – het onderdeel zijn, waar je iedereen op het podium hijst die daar om wat voor een (meestal politieke, tactische) reden dan ook moet zijn, zonder daadwerkelijk iets bij te dragen aan het doel van de dag. Het panel wordt daarmee het afvoerputje van de bijeenkomst.
De voorwaarde voor een geslaagd panel is eigenlijk heel simpel: de enige reden om mensen tegelijkertijd op het podium te zetten, is als ze elkaar aanvullen!
Vaak zie je dat een panel bestaat uit volledig willekeurige deelnemers, die één voor één hun (te lange) betoog mogen houden. In dat geval zeggen wij: haal ze dan ook één voor één op het podium, zodat de anderen er niet zo doelloos bij zitten te wachten
Afgaande op de foto, lijkt de organisatie in dit geval in ieder geval bewuste keuzes gemaakt te hebben met betrekking tot de samenstelling van het panel; en dat is positief. De panelleden hebben zelfs een verschillende, aanvullende achtergrond: een politica, iemand uit het corporate zakencircuit en twee ‘second-ladies’. En ook dat is goed: een succesvol panel bestaat altijd uit mensen die elkaar inhoudelijk aanvullen, omdat ze tegengestelde meningen hebben of omdat ze het vraagstuk allemaal bekijken vanuit een ander perspectief. Je kunt daarbij denken aan consument-producent-overheid, management-werkvloer-klant, of wat er dan ook maar werkt voor een specifiek vraagstuk.
Typecasting
Een goed panel herbergt niet alleen conflicterende standpunten of aanvullende perspectieven, maar brengt ook verschillende persoonlijkheden met elkaar in gesprek. In dit geval – oordelend naar de foto – zijn alle karakters aanwezig: de weloverwogen spreker, de denker, de flapuit, de sterke mening. Variatie in type deelnemer moet altijd een uitgangspunt zijn bij het samenstellen van een panel, omdat het anders al snel saai en voorspelbaar wordt.
Ken daarom je panelleden! Weet wat ze denken, vinden en weten. Maar weet ook hoe ze communiceren. En druk ze vervolgens op het hart, vooral zichzelf te blijven. Niets is zo frustrerend als een luis in de pels die zich op het podium ineens netjes gaat gedragen.
De gespreksleider
We kennen deze specifieke moderator niet persoonlijk, dus kunnen wij niet zeggen of ze professioneel is en of zij de best passende match is met dit panel/onderwerp. Wat we wel kunnen zien aan het plaatje, is dat haar fysieke positie helemaal fout is. Om te beginnen moet een dagvoorzitter wat ons betreft liefst staan. Dit stelt je namelijk in staat om regelmatig je positie ten opzichte van het panel te veranderen en maakt interactie met het publiek makkelijker; simpelweg door daarheen te lopen.
Maar als je dan toch moet zitten (en daar zijn soms goede redenen voor), zit dan niet in het midden! De gespreksleider moet op ieder moment alle panelleden in één oogopslag kunnen zien, om te kunnen observeren hoe ze reageren op elkaar en om interactie op gang te kunnen brengen. En dat is in dit geval overduidelijk niet het geval: de moderator kijkt naar onze koningin en kan op geen enkele manier zien, wat de rest aan het doen is.
Interactie
Natuurlijk wil je dat er interactie ontstaat tussen het panel en de deelnemers. Om dat op gang te krijgen is het cruciaal, dat je eerst interactie op gang brengt binnen het panel. En dat is precies waar het meestal fout gaat.
Ook in dit geval vrezen we het ergste: hun lichaamstaal lijkt te zeggen, dat geen van de overige panelleden staat te popelen om te reageren op wat onze Maxima zegt. Ze wachten ofwel beleefd op hun beurt om iets te zeggen, of nog erger: ze zijn al aan de beurt geweest en wachten nu lijdzaam op het einde van het panelgesprek.
De basisvraag hier is: als je de panelleden niet met elkaar in gesprek krijgt, waarom zet je ze dan als groep op het podium? Als je ze netjes één voor één wilt laten spreken, programmeer ze dan na elkaar, in plaats van samen.
Als je ze wel wilt laten interacteren, gebruik dan een aantal basis-trucs (naast dat je niet in het midden gaat zitten):
- Ga niet met één en dezelfde vraag het hele rijtje af. Pak ieder antwoord op en laat dat volgen door een verdiepende vraag aan de volgende spreker.
- Hop het liefst van de ene spreker naar de andere, wanneer je maar kunt: als je Maxima iets vraagt en de vervolgvraag op haar antwoord kan net zo goed beantwoord worden door een van de anderen, kies dan voor die ander.
- Laat - zeker in het begin - niemand uitpraten. Je zet daarmee de toon, dat iedereen elkaar spontaan aan mag vullen. Als je dit in het begin een paar keer 'forceert', zal je merken dat je panelleden het op een gegeven moment zelf gaan doen. Is het panel eenmaal op gang, dan kan je deelnemers wat langer spreektijd gaan gunnen.
- Observeer voortdurend: je zult precies kunnen zien, wie er een mening heeft heeft over hetgeen een ander panellid zegt. Zodra je iemand ziet knikken, zuchten of wat dan ook, vraag die persoon wat zij denkt! Als je dat in het begin van het panelgesprek wat vaker en sneller doet, went het panel aan het idee dat het een echt gesprek moet worden en zullen ze steeds natuurlijker op elkaar gaan reageren.
Conclusie
Een slecht uitgevoerd panel is dodelijk, voor panelleden én publiek. Maar goed uitgevoerd heeft het uitwisselen van standpunten, kennis en perspectieven een enorme meerwaarde.
Jan-Jaap In der Maur
