Waarom doet een dagvoorzitter wat hij doet?
Waarom gebruiken dagvoorzitters bepaalde interactieformats? Wat is hun werkelijke toegevoegde waarde? En hoe profiteer je daar maximaal van?
Deze vragen kun je alleen beantwoorden als je het diepere ‘waarom’ van de dagvoorzitter begrijpt – en de diepere zin van interactie.
Echt effectieve gespreksleiding is veel meer dan ‘zaken soepel laten verlopen’. Het gaat over interactie, verbinding en dynamiek. Iedere interventie van een dagvoorzitter zou een duidelijk doel moeten dienen.
Open de geesten
Als je wilt dat mensen informatie opnemen, leren of veranderen, moet hun geest openstaan. De dagvoorzitter speelt daarin een cruciale rol. Voorafgaand aan een spreker, workshop of panel kan hij deelnemers mentaal voorbereiden op wat komt.
De mogelijkheden zijn eindeloos en hoeven geen extra tijd of geld te kosten:
- Een prikkelende vraag stellen en reacties ophalen
- Een korte opdracht geven (tekenen, bouwen, schrijven)
- Deelnemers met elkaar laten praten
- Individuele reflectietijd geven
Verteren
In veel bijeenkomsten worden deelnemers volgestopt met informatie zonder tijd om die te verwerken. Goed dagvoorzitterschap betekent bewust ruimte creëren om te reflecteren.
Enkele manieren om dat te doen:
- Deelnemers gedurende de dag laten werken aan een concreet project
- Gerichte tijd geven om aantekeningen te maken
- Korte reflectiegesprekken in tweetallen of kleine groepen
Let op: plan ook verteertijd vóór een Q&A. Het is niet realistisch om te verwachten dat deelnemers binnen drie seconden een briljante vraag formuleren.
Vertalen
Bijeenkomsten vinden meestal plaats ver weg van de dagelijkse praktijk. De dagvoorzitter helpt deelnemers om de vertaalslag te maken naar ‘de wereld buiten de zaal’.
Dat kan bijvoorbeeld door:
- Mensen zich te laten voorstellen wat het effect is op hun werk
- De ideale situatie visueel te laten maken (bijvoorbeeld tekenen)
- Een gesprek te voeren met alle stakeholders over het gewenste eindbeeld
Toepassen
Zonder actie verandert er niets. De dagvoorzitter kan helpen om tijdens de bijeenkomst al concrete stappen te zetten.
Wacht niet op beloftes voor morgen, maar stimuleer directe actie:
- Werkgroepen vormen
- Afspraken direct in agenda’s zetten
- Processen opstarten tijdens het event
- Collega’s bellen of e-mails versturen ter plekke
Energie geven
Voor al het bovenstaande is energie nodig. De dagvoorzitter bewaakt die energie en grijpt in als die wegzakt.
De beste energizers hebben relatie met inhoud of deelnemers:
- Nieuwe groepssamenstellingen maken
- Beweging toevoegen (wandeling, stemmen met je lijf)
- De zaalopstelling veranderen (bijvoorbeeld van cabaret naar campfire)
- Het programma onverwacht aanpassen (presentatie omzetten in interview)
Verbinden
Mensen worden blij van echte gesprekken. De dagvoorzitter faciliteert verbinding door voortdurend te variëren in groepsgrootte en werkvorm: één-op-één, kleine groepen, plenair.
Ook de verbinding tussen deelnemers en spreker vraagt aandacht. Zoek vormen die het gevoel geven van een tweegesprek in plaats van een massa-gesprek, zoals:
- Interview
- Town Hall Meeting
- College Tour
- Campfire
Conclusie
Veel dagvoorzitters gebruiken interactie om de interactie. Maar echte verbinding ontstaat alleen als de dagvoorzitter het doel van de dag begrijpt, het programmaontwerp doorgrondt en op basis daarvan bewuste keuzes maakt.
Jan-Jaap In der Maur
Foto: Evan Dennis op Unsplash