Echt effectieve gespreksleiding is heel veel meer dan ‘zaken soepel laten verlopen’ (zoals het in het woordenboek staat). Het gaat over interactie, verbinding, dynamiek.
Er zijn een paar redenen voor de dagvoorzitter om zijn mond open te doen en contact te maken met de deelnemers; een paar doelen die zijn interventies kunnen dienen.
Open de geesten:
Als je wilt dat mensen informatie opnemen, iets leren of veranderen, is het van wezenlijk belang dat hun geest open staat. De dagvoorzitter kan daar een belangrijke rol in spelen. Voorafgaand aan een spreker, een workshopronde, een panel of welk programmaonderdeel dan ook, kan hij helpen ze aan te zetten voor wat er komt.
Een goede dagvoorzitter heeft een breed scala aan opties in zijn gereedschapskist. In de basis vallen die allemaal in een paar categorieën (en kosten ze geen van allen veel tijd of geld):
- Je kunt de deelnemers een vraag stellen, ze daar even op laten kauwen en dan vragen om reacties.
- Je kunt deelnemers ook een opdracht geven, om bijvoorbeeld iets te tekenen, bouwen of schrijven.
- Je kunt ze met elkaar laten praten; of met zichzelf (je zult verbaasd zijn hoe krachtig het is om mensen privé reflectietijd te geven).
- En ga zo maar door.
Verteren:
Tijdens de meeste bijeenkomsten proppen we deelnemers vol met informatie en inspiratie, zonder ze tijd te geven om te slikken. Het heeft veel weg van het voeden van de ganzen voor foie gras.
Goed dagvoorzitterschap betekent: bewust tijd reserveren, om mensen te laten reflecteren op wat ze net geleerd hebben. En daar steeds de best passende vorm voor zoeken. Dit zal ze helpen om een bewuste keuze te maken, wat ze willen onthouden.
Je kunt dat op een aantal manieren doen:
- Deelnemers de hele dag door aan een concreet project laten werken (individueel of in groepen) en daar na ieder programmaonderdeel tijd voor reserveren.
- Ze simpelweg tijd - en soms de duidelijke opdracht - geven om aantekeningen te maken.
- En ook hier weer: ze met elkaar laten praten, in één van de vele beschikbare formats.
- En ga zo maar door.
NB: als je een Q&A in het programma op neemt, plan dan ook verteer-tijd in. Het is namelijk niet eerlijk om van deelnemers te verwachten dat ze een briljante, relevante vraag hebben, 3 seconden nadat de spreker heeft afgerond.
Vertalen:
De volgende stap is om deelnemers te helpen om hetgeen ze net verteerd hebben te vertalen naar hun dagelijkse praktijk. Immers: bijeenkomsten zijn (bijna) altijd in een ruimte die ver weg is van de werkelijke werkplek, de echte situatie of het concrete probleem. Een goede moderator vindt manieren om mensen zich (in hun hoofd) te laten verplaatsen naar ‘de wereld buiten de zaal’.
Dat kan bijvoorbeeld inhouden:
- Mensen vragen hun ogen te sluiten en zich voor te stellen wat het effect gaat zijn van wat ze net geleerd hebben op bijvoorbeeld hun werk.
- Ze opdragen om de perfecte situatie, zoals ze die net hebben leren zien, te tekenen. Op een platte grond bijvoorbeeld.
- Een gesprek met alle aanwezige stakeholders over het perfecte plaatje.
- Of welke creatieve oplossing je dan ook maar kunt bedenken.
Toepassen:
Als mensen geen actie ondernemen, verandert er niets en is de bijeenkomst verspilde tijd. De dagvoorzitter kan helpen om echt resultaat te boeken, na ieder onderdeel en aan het eind van de dag.
De truc is hier, om mensen ter plekke in actie te laten komen. Tevreden zijn met hun belofte dat ze morgen actie zullen ondernemen, heeft het risico in zich dat ze die belofte zullen breken.
De manier om dit voor elkaar te krijgen, is door deelnemers al tijdens de bijeenkomst werkgroepen te laten vormen, afspraken in de agenda te laten zetten of processen te laten opstarten (in plaats van dit pas ná het event te doen, zoals meestal gebeurt). En dit hoeft zich helemaal niet te beperken tot de mensen op locatie: je kunt deelnemers ook prima een collega laten bellen of een email laten versturen.
Energie geven:
Voor alle elementen tot nu toe genoemd, is het van cruciaal belang dat deelnemers de energie hebben om dat allemaal te doen. En natuurlijk is het risico op lage energie een stuk kleiner, als je alles doet zoals hier boven omschreven; maar toch.
Modereren betekent ook: de energie in de gaten houden en ingrijpen, als hij weg zakt. Er bestaat natuurlijk een flink aantal algemene energizers, maar in alle eerlijkheid: die zijn mensen een beetje zat. De beste energizers hebben enige relatie met de inhoud of de deelnemers.
Een paar voorbeelden:
- Verander de samenstelling van deelgroepen, zodat mensen weer eens een paar nieuwe gezichten zien.
- Laat mensen bewegen: een korte wandeling als verteer moment of stemmen met je lijf, bijvoorbeeld.
- Verander de opstelling van de zaal: van cabaret naar campfire, bijvoorbeeld. En laat de deelnemers dan zelf de tafels eens weg sjouwen … ze vinden het geweldig!
- Verander het programma: draai sprekers spontaan om. Verander van en presentatie naar een interview .. als het maar voor opwinding zorgt.
- En ga zo maar door.
Verbinden:
Mensen worden blij, als ze echt contact kunnen maken en echt goeie gesprekken mogen voeren. De dagvoorzitter is er om dat te faciliteren. De beste bijeenkomsten die ik bij heb gewoond verbonden de deelnemers in voortdurend wisselende samenstellingen: één-op-één, groepen van 3-5-10 en plenair. Door constant te zoeken naar de beste groepsgrootte en het beste (netwerk)format, helpt de gespreksleider doelen te behalen.
Hetzelfde geldt voor het verbinden van de deelnemers met de spreker: als dagvoorzitter zoek je de juiste toon en vorm om het te laten voelen als een twee-gesprek in plaats van een massa-gesprek. Het openen van de geesten, verteren, vertalen en toepassen gaat een stuk makkelijker, als je alternatieven zoekt voor de sprekers; bijvoorbeeld:
- Interview.
- Town Hall Meeting.
- College Tour.
- Campfire.
- Etc.
Conclusie:
Heel veel dagvoorzitters doen interactie, alleen maar om de interactie. Echte verbinding leg je alleen, als de dagvoorzitter het doel van de dag werkelijk begrijpt, als hij het programma ontwerp volledig doorgrondt en op basis daarvan weloverwogen keuzes maakt.
Jan-Jaap In der Maur
