Alfred rowe FVWTUOIU Zd8 unsplash

Als je event online gaat in plaats van on stage, vermijd dan de grootste valkuilen: investeer tijd en moeite, om te zorgen dat je online event interactief is en je deelnemers werkelijk betrekt. Maak niet de fout om terug te schakelen naar ‘uitsluitend zenden’. Laat deelnemers voelen dat je echt contact met ze maakt, zelfs al zit je niet fysiek bij elkaar. Toon je kijkers dat ze deel uitmaken van de show en dat ze dus niet alleen maar toeschouwers zijn. Kortom: doe alles wat je live ook zou doen, maar dan online.
Dit zijn een paar ideeën om je virtuele event menselijk te maken, in plaats van alleen maar een technisch hoogstandje.

Ontwerp voor digitaal

Behandel online events, precies zoals je met een live meeting om zou gaan: start met het bepalen van scherpe doelen, om vervolgens de meest effectieve werkvormen te ontwerpen. Vertrouw er daarbij op dat er een technische oplossing gevonden kan worden voor elk mogelijk wild idee. En begin dus niet andersom: dat je eerst het platform en de tools kiest, voordat je precies weet wat je wilt.

Wat je in ieder geval niet moet doen, is simpelweg het face2face format kopiëren naar online. De menselijke ervaring moet net zo goed voelen, maar je live-ontwerp moet (helaas) tot het fundament afgebroken en opnieuw opgebouwd, specifiek voor online.

Ontwerp een geweldige opening

Net als bij live-events, doe je de ‘codering’ in de eerste paar minuten van je virtuele meeting. Op een onderbewust niveau toon je de deelnemers wat voor een soort bijeenkomst dit gaat worden, welke bijdrage je van hun verwacht en welke (ongeschreven) regels er gelden in deze tijdelijke tribe.
Dat betekent dat als je een interactieve sessie wilt, dat je er meteen mee moet beginnen. Sla die eindeloze introducties over en maak meteen een echte verbinding. Dit helpt om de tone of voice te zetten, het tempo te bepalen en het doel van de bijeenkomst helder te maken.

Een interactieve start kan werkelijk alles zijn; wees creatief: speel een spel met alle deelnemers. Laat iedereen naar alle andere camera’s kijken en posten hoeveel mensen hij al kent. Doe een snelle poll of wordcloud. Laat 100 camera’s samen het logo van het bedrijf vormen, door gekleurde papiertjes voor de lens te houden. Maak het speels.

Plan specifieke interactiemomenten

In het algemeen kunnen virtuele deelnemers voortdurend vragen stellen of opmerkingen maken in de chat. Vaak werkt het beter om daar specifieke momenten voor te kiezen, zodat mensen eerst kunnen luisteren en dan pas reageren; of dat ze eerst input mogen geven en dan met volle aandacht kunnen luisteren.
Een optie is zelfs om te vragen naar een specifiek soort vragen of opmerkingen. dat geeft het event precies de structuur die mensen nodig hebben om aangehaakt te blijven en helpt deelnemers begrijpen wat je van ze wilt op welk moment.

Hou ze scherp

Als mensen online zijn, dwalen hun gedachten nog sneller af dan in een zaal. Het is daarom extra belangrijk om ze met grote regelmaat bij de les te houden. Wij adviseren om iedereen minstens iedere 3-5 minuten actief te betrekken. En let op: actief betrekken is meer dan alleen maar vragen of er nog vragen zijn. Actief betrekken betekent: mensen laten nadenken, ze laten bewegen, ze dingen laten doen en actie laten ondernemen.
Het is bovendien belangrijk om regelmatig van format te wisselen. Want hoe briljant je werkvorm ook, het wordt sneller saai dan je denkt. Hak je event daarom in stukjes en bedenk voor ieder deel het best passende format. Mocht je inspiratie kunnen gebruiken, stuur ons dan gerust je vraag en wij komen met een paar ideetjes. Want ideeën zijn er duizenden, ook voor online.

Kom terzake

In het echt is een eindeloze spreker al verschrikkelijk en zorgt langdradigheid er voor dat deelnemers afhaken. Online is de concentratieboog nog korter. Dus als je gaat presenteren, kom dan snel ter zake; cut the crap.
Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je alleen een korte samenvatting geeft en details communiceert in een document dat je verstuurt in de chat of per email. Of je zet wat info op het scherm en geeft mensen even rustig de tijd om te lezen, zonder dat jij er doorheen praat.

Wissel de groepsgrootte

Ieder programma onderdeel heeft een eigen aanpak en dynamiek nodig. Dus als het enigszins kan, laat mensen dan afwisselend werken in groepjes van 2-4-8-10. En ja, dat kan best een uitdaging zijn, als iedereen alleen thuis zit aan zijn eigen scherm. Maar laat je daar niet door weerhouden en wees creatief: sommige platforms hebben de optie om in kleinere groepen uiteen te gaan. Je kunt mensen samen laten werken in whatsapp groepen. Je kunt separate conference calls doen. Of je laat ze naar elkaar roepen vanaf hun balkons.
Deze kleinere groepen kunnen dieper in de inhoud duiken, elkaar verhalen vertellen, vragen voorbereiden, met mogelijke oplossingen komen of aan een opdracht werken. Als je eenmaal begint met nadenken, zijn er miljoenen formats. Wij helpen je met alle liefde om de meest passende te vinden of te ontwerpen.

Werk met meerdere streams

Niet iedereen heeft behoefte aan dezelfde inhoud. Je zou vooraf kunnen communiceren, welke content besproken wordt op welk tijdstip, zodat deelnemers zelf kunnen bepalen wanneer ze inloggen. Of je programmeert een aantal sessies parallel, zodat iedereen kan kiezen.
En zelfs als je wilt dat alle deelnemers alle sessies/sprekers bezoeken is het mogelijk om de groep te splitsen. In plaats van – laten we zeggen – 100 man naar vier opeenvolgende sprekers te laten luisteren, kun je deze experts ook vragen om hun verhaal vier keer op rij te doen; je kunt je voorstellen dat een carrousel van vier groepen van 25 een andere dynamiek geeft dan één massa van 100.

Sta ze toe om uit te schakelen

Ieder mens heeft op zijn tijd behoefte aan alleen zijn: om na te denken over een probleem, om zich voor te bereiden op de volgende sessie, of om informatie te verteren. Het kan raar voelen om de uitzending even stil te leggen, maar het is wel heel krachtig om mensen te vragen eerst individueel een lijst van uitdagingen op te schijven, vijf minuten door de tuin te wandelen om na te denken over een vraag of om een tekening te maken (‘een schets van de toekomst’, bijvoorbeeld). Ze zullen er van opfrissen, het zal hun concentratie verhogen en zorgen dat ze beter luisteren of mee doen.
Verder hebben mensen zo nu en dan ook gewoon andere dingen aan hun hoofd. Dus plan liefst regelmatige pauzes, voor de WC, de email of wat dan ook.

Gebruik tools

Online is het lastig om oldskool dingen te doen, zoals bodyvoting, hand opsteken etc. Maar gelukkig zijn er hulpmiddelen die hetzelfde doen, maar dan online.
Allereerst is er de optie van polling/voting, bijvoorbeeld met Slido. Dat geeft snel inzicht in wat mensen denken, willen en nodig hebben. Sommige stemsystemen zijn ook geweldig te gebruiken om de belangrijkste vragen op te halen. En een snelle wordcloud doet wonderen, als je wilt weten wat de belangrijkste uitdagingen en oplossingen zijn.
Als je op zoek bent naar uitgebreidere mogelijkheden, zoals netwerken en allerlei speelse functies, kijk dan eens naar Presenterswall.
En als je dieper wilt graven, dan raden wij onze eigen tool aan: ConsensIQ. Het helpt groepen om betere voorspellingen te doen, een diepere dialoog te hebben over dilemma’s/uitdagingen en om meer gebalanceerde, breed gedragen beslissingen te nemen.
Eigenlijk is er een tool voor alles wat je maar kunt willen. Dus hou je niet in, bedenk de gekste dingen en ga zoeken naar de passende oplossing.

Maak lol

Ook online willen mensen graag plezier hebben. dus waarom doe je niet een quiz of een ander spelletje? Of ga op zoek naar andere leuke gadgets, zoals ‘the wheel of names‘, een thuisbingo of bouw met zijn allen aan een kettingreactie op afstand. Geef je deelnemers eens een gekke opdracht, zoals het googlen van de gekste oplossing ooit … of wat je dan ook maar kunt bedenken.

Bereid je goed voor; ook technisch

Natuurlijk, een bepaalde mate van improvisatie maakt je event beter; menselijker. Maar alleen in een goede voorbereiding vind je de ruimte voor flexibiliteit.
Dus alsjeblieft, bereid de inhoud goed voor. Laat je deelnemers voelen dat je weet waar je het over hebt. Laat ze je niet betrappen, terwijl je moet zoeken naar de juiste info of het goede document.
En zorg dat de techniek in orde is. Dat betekent dat jij je al ruim van te voren in moet loggen op het gekozen platform. Zeker de opening is cruciaal en dan wil je niet aan de deelnemers willen vragen, of ze je nog 5 minuten willen geven om een paar settings goed te krijgen.

Weet wie er kijken

Net als in het echte event-leven, is het belangrijk om te weten wie je deelnemers zijn. Zo voorkom je dat je ze dingen vertelt die ze al weten of ze informatie geeft die voor hun niet relevant is. De simpelste manier is om het ze gewoon te vragen, voorafgaand aan het evenement of tijdens de bijeenkomst.

Conclusie

Als je verhuist van live naar online verandert er … niets! Het is alleen maar een ander medium, met een andere dynamiek en andere tools. Maar de deelnemers en hun behoeften blijven hetzelfde. Wees creatief en dan is alles mogelijk.

Jan-Jaap In der Maur

(foto door Alfre Rowe op Unsplash)

Deel dit artikel op je favoriete social kanaal
Foto m e r dag 10 11 2011 124

Samen maken we de beste match!

Wij kennen onze dagvoorzitters van haver tot gort. We snappen jouw behoefte. We helpen je graag bij je keuze.