Om te beginnen moeten we even vast stellen wat we eigenlijk bedoelen met hybride bijeenkomsten. Sommigen zeggen dat het een event is, waarbij sprekers in een studio zitten en alle deelnemers online zijn. Anderen gaan uit van zowel deelnemers in de studio, als deelnemers op afstand. En dan zijn er ook nog een heleboel grijstinten.
Voor dit artikel gaan we uit van een deel live-deelnemers en een deel online. De sprekers kunnen overal zijn en de dagvoorzitter staat op het podium. Iedereen neemt gelijktijdig deel.
Laten we ons standpunt eens ontleden. Doe het niet, tenzij ....
Er toegevoegde waarde is
Dit geldt eigenlijk voor alles wat we doen. Zelfs interactie (onze core business) zou je alleen moeten doen, als dat waarde toevoegt!
Hybride zou om die reden nooit een vanzelfsprekende keuze mogen zijn. Omdat elke optie voors en tegens heeft, moet je een hele scherpe afweging maken.
Deelnemers met elkaar verbonden zijn
Wat ons betreft is de belangrijkste toegevoegde waarde van hybride het bij elkaar brengen van de twee soorten deelnemers: live en online. Een goed ontworpen hybride event zorgt voor een betere ervaring voor beide partijen.
Als je ze volledig gescheiden laat deelnemen en dat is voor iedereen prima, waarom zou je dan de moeite nemen om er één gezamenlijk event van te maken!?
Je geld bespaart
Als je een betaalde spreker hebt die maar één keer optreedt, is dat een prima reden om deelnemers die niet fysiek aanwezig kunnen zijn online mee te laten kijken..
Je goed hebt nagedacht over het programma
Online deelnemers willen niet altijd persé de hele dag mee doen. Zorg dus dat je het programma zo in elkaar steekt, dat iedereen er op zijn eigen manier een wel besteedde dag van kan maken.
Het meer is dan alleen streaming
Als je alleen maar uitzendt, maak je geen echte verbinding met je online deelnemers. Dat zou je wel moeten doen, om ze volwaardig te betrekken bij het event. Of je kiest ervoor om de opnames on demand beschikbaar te maken, zodat iedereen kan kijken op het tijdstip dat hem het beste uit komt.
Als je gaat voor de echte connectie, kan het zijn dat je een tweede dagvoorzitter nodig hebt om zich bezig te houden met de online deelnemers.
Je alle opties volledig benut
Hybride geeft je een eindeloze hoeveelheid opties. Waarom zou je niet kiezen voor multihub, waarbij kleinere groepen bij elkaar zitten en online met elkaar verbonden zijn. Of je ruilt je traditionele eendaagse event in voor een serie kortere bijeenkomsten, verspreid over een langere periode; deels online, deels live en deels allebei tegelijk. Nog een optie: de klok rond werken, zodat iedere tijdzone op zijn eigen moment bediend wordt. Of je combineert live, online, hybride, pre-recorded etc tot één veelvormige ervaring.
Wees creatief en durf de gebaande paden te verlaten!
Conclusie
Doe geen hybride events, simpelweg omdat iedereen zegt dat dit moet. Doe het niet, omdat het hip is. Doe het alleen, als je er betere resultaten mee haalt: voor jezelf en alle soorten deelnemers! Als je dat uitgangspunt neemt, zal je waarschijnlijk veel minder vaak voor hybride kiezen. En waarschijnlijk zullen de hybride bijeenkomsten die je nog wél doet dan echt briljant zijn.
Jan-Jaap
