Iedereen die wel eens een avond organiseert of leidt over een omstreden onderwerp, herkent de angstdroom: de uitnodigingen zijn de deur uit, de koffie is geregeld en het zaaltje is geboekt. Maar wat als die boze buurman uit z’n plaat gaat? Of als de discussie gierend uit de klauw loopt? Laveer dan maar eens een beetje prettig door zo’n avond met oplopende emoties.
Je kunt niet voorkomen dat mensen boos of wantrouwig zijn. Maar je kunt er wel alles aan doen om een potentieel licht ontvlambare bijeenkomst goed te laten verlopen. Daarbij is elke stap in voorbereiding en uitvoering van belang. Met onze top 10 van aandachtspunten kom je ver.
De uitnodiging
De uitnodiging zet de toon en schept de juiste verwachtingen. En hij is daarmee een hele belangrijke eerste stap naar een succesvolle bijeenkomst. En dus moet je daar tijd en aandacht in stoppen.
Het doel
Als je zelf al niet weet wat je nu precies wilt bereiken, wordt het lastig om een goede uitnodiging te schrijven. En als de kaders niet helder zijn, geef je zelf onbedoeld ruimte aan allerlei zijpaden, stokpaardjes en afleidingsmanoeuvres.
Het programma
Maak bewuste keuzes in opbouw en gespreksvormen; weet wat er op welk moment werkt. Doe niet te creatief-lollig, als mensen echt boos zijn (terecht of onterecht, dat maakt niet uit). Zoek verdiepende vormen, als deelnemers welwillend mee willen denken en je hun mening écht op prijs stelt. En wees flexibel: verander koers, als een vorm onverwacht niet blijkt te werken.
(Her)ken je gasten
Weet wie er komen en hoe ze erin staan. Oefen jezelf in omgaan met verschillende types: de generaal, de buurtburgemeester, de ingenieur, Willemijn van om de hoek, de voetbalsupporter, de pensionado, de dossiertijger en ga zo nog maar even door (en sommigen zijn wel twee of drie types tegelijk).
Bereid je voor
Ken de voorgeschiedenis. Ken de details (de straatnamen in de buurt, de afstand tot de weg, etc). Weet waar de onderliggende gevoeligheden liggen.
Denk in scenario's
Wat te doen als mensen door de presentatie heen beginnen te schreeuwen? Of: net als je denkt dat het is gelukt om zonder vechtpartijen de bijeenkomst tot een goed einde te brengen, dropt er iemand een bommetje. Wees erop voorbereid!
Pak je winst in de opening
Een goed begin is het halve werk. Pak de juiste toon en wees helder over het programma en de bedoeling van de sessie. Positioneer je rol als gespreksleider goed, zodat ze jou de leiding gunnen.
De stoom eraf
Iemand die boos is (al dan niet terecht) krijgt pas ruimte om te luisteren, als hij of zij heeft mogen spuien. Te vaak wordt aan mensen gevraagd om niet te reageren, voordat de presentatie is geweest.
Het mag schuren
Op het moment dat iemand roept "zie je wel, dat mag je hier weer niet zeggen", weet je dat het een lastige bijeenkomst wordt. Zorg dat iedere standpunt mag en gehoord wordt; ook als het standpunt niet is waar je op hoopt. Juist als je daar met oprechte interesse naar kunt luisteren, komt er ruimte voor een goed gesprek.
Betrek iedereen
Het zijn vaak de welbespraakte deelnemers of de extroverte schreeuwers die een bijeenkomt bepalen. Zoek manieren om ook de meer bescheiden toehoorders aan het woord te laten. Het brengt vanzelf meer nuance en redelijkheid.
Praten of presenteren
Vaak worden er (te lange) presentaties gegeven, terwijl een interview of dialoog met de zaal soms veel effectiever is. Een goede gespreksleider kan hier een belangrijke rol in spelen en je helpen de juiste werkvorm te kiezen.
Zaalindeling en techniek
Vaak onderschat. Hoe mensen zitten ten opzichte van elkaar, hoe de zaal is uitgelicht en hoe het geluid is geregeld bepaalt ongemerkt hoe mensen in de wedstrijd zitten.
De gespreksleider
Kies hem of haar met zorg, of het nu gaat om een intern iemand (eventueel met enige training) of een externe professional. Zoek iemand die om kan gaan met emotie, of zelfs agressie (denk ook na over de rol van de beveiliging).
Een goede gespreksleider is ook in staat om de zaal (en alle non-verbale communicatie) te lezen. Hij of zij weet ook precies welke toon te kiezen of welke houding aan te nemen op welk moment.
Tot slot
Tijdens de Workshop Participatie of Polarisatie leiden we je langs alle voetangels en klemmen. Zodat je alert bent op de risico’s en kansen benut, en zodat je met vertrouwen de bijeenkomst in gaat.
Een goed doordachte bijeenkomst is goud waard. En dan mag het best een beetje pijn doen.
Marion van der Voort
Hans Etman
