Strategisch Bijeenkomsten Ontwerp: creativiteit, gebouwd op een stevig fundament

Een groepje van 4 deelnemers zit een dag lang bij elkaar, voor de Workshop Strategisch Bijeenkomsten Ontwerp. Ze werken keihard en geconcentreerd aan het beter maken van één van hun eigen, uit de praktijk genomen bijeenkomst: een congres, workshop, symposium, … noem maar op.
Het zijn zeker geen beginners in het vak en ze hebben al de nodige events bedacht en uitgevoerd. Vandaag graven ze dieper, op zoek naar het antwoord op de vraag hoe je bijeenkomsten naar een hoger niveau tilt.

Ze knikken allemaal, als teken van herkenning bij wat Jan-Jaap schetsts als de normale gang van zaken: "Iemand roept dat hij laatst een leuke spreker gezien heeft. Gaaf, dan doen we die is al snel de reactie van het organisatieteam. Maar niemand vraagt zich af, wat diezelfde spreker dan toevoegt aan dit specifieke event. Als het maar leuk is en inspirerend, is het al snel goed. Hetzelfde geldt voor werkvormen die véél te gemakzuchtig in het programma worden gegooid, zonder enig idee wat ze dan precies bijdragen aan de uitkomst van de bijeenkomst".
We werken in principe meestal verkeerd om. Een goede bijeenkomst is meer dan een willekeurig bij elkaar geraapte verzameling programma-onderdelen. Echt effectieve bijeenkomsten zijn tot in detail ontworpen, op basis van strategische keuzes".

Doelloos is waardeloos

De workshop begint met het vaststellen van het doel van de meetings waar de deelnemers aan willen werken. Twee van hen komen uit dezelfde organisatie en werken vandaag aan het analyseren en beter maken van hetzelfde evenement. Grappig genoeg schrijven ze individueel niet naadloos hetzelfde einddoel op.
Trainer Jan-Jaap in onverbiddelijk: “Een bijeenkomst zonder helder doel, is bij voorbaat waardeloos: zonder waarde. Want hoe meet je dan of het geslaagd is? En langs welke meetlat leg je dan inhoudelijk en creatieve keuzes?” Hij stelt de deelnemers eindeloos lastige vragen over het doel dat ze hebben opgeschreven, zodat ze steeds scherper krijgen waar ze het nu eigenlijk voor doen.

Dan steekt al snel de creativiteit weer de kop op: “Ik heb een hele leuke werkvorm!”. “Parkeren”, raadt de trainer aan. Je kunt immers pas bepalen wat werkt, als de basis goed is. Doe je dat niet, dan dreigt de grote valkuil: dat een bijeenkomst vervalt in het vaste stramien met veel sprekers, break-outs en een panel. Je kunt pas echt vernieuwend ontwerpen, als de basis goed is.
En dus gaan de deelnemers analyseren; met veel fronzen en zuchten worden stappen gezet. De twee collega’s hebben een inzicht: “We bedienen eigenlijk maar één – hele kleine – doelgroep met ons bestaande programma. De rest zit er bij als zaalvulling”.
Een andere deelnemer maakt een stappenschema: wat hebben deelnemers nodig, om meegenomen te kunnen worden naar het einddoel van de bijeenkomst. Jan-Jaap stelt vragen, de deelnemer vraagt zich dingen af: zien de gasten de noodzaak van verandering of moet ik ze eerst overtuigen, voordat we kunnen praten over het hoe? Hebben ze behoefte aan informatie, instructie of aan nieuwe contacten?

Wie, wat en vooral: waarom?

“En wat nu, als verschillende doelgroepen (deels) verschillende behoeften hebben?” vraagt een andere deelnemer. “Dan moet je daar dus iets mee”, grijnst Jan-Jaap: “het programma deels splitsen, één doelgroep eerder laten beginnen of langer laten blijven. Misschien zelf wel meerdere, kortere bijeenkomsten in plaats van één lange”.
En nog steeds gaat het niet over concrete inhoud, bepaalde sprekers, specifieke werkvormen. De deelnemers schetsen eindeloos matrixen, stroomschema’s en nog meer, om grip te krijgen op de onderliggende vragen: wie, wat en vooral waarom?

In de loop van de middag is het dan eindelijk zover. De creativiteit mag aangezet worden. Als snel zit één van de deelnemers op de grond. Voor hem ligt een eerste tijdlijn, gevormd met de kaartenset met allerlei mogelijk formats.
Hij - en alle andere deelnemers – bouwen het programma niet langer op, op basis van wat leuk lijkt. Ze vragen zich nu voortdurend af, wat waar in het programma echt effectief is. De aanwezige creativiteit wordt functioneel toegepast en dat is waar bijeenkomsten ontwerp om draait.

Foto: Halacious op Unsplash