Hier volgen enkele best practices voor het vormgeven van een indrukwekkend afsluitingsritueel:
Vat de belangrijkste resultaten samen
Geef een korte samenvatting van belangrijke beslissingen, belangrijke leerpunten/inzichten of actiepunten. Dit versterkt het gedeelde begrip en herinnert iedereen aan wat er bereikt is. Wees beknopt maar grondig. Je kunt een samenvattende dia presenteren, iemand mondeling laten samenvatten of er zelfs een gezamenlijke, interactieve oefening van maken.
Vier successen
Benadruk expliciet collectieve prestaties, lessen, inzichten of 'a-ha'-momenten. Valideer het harde werk dat mensen erin steken. Dit creëert een gevoel van voldoening en zorgt voor erkenning waar dat nodig is. Overweeg een applaus, een shout-out of zelfs een kleine blijk van waardering.
Eindig met 'wat nu?
Deel heldere vervolgacties, benoem eigenaarschap en zet tijdlijnen uit. Zorg voor betrokkenheid bij de doelen na het evenement. Dit zorgt ervoor dat het momentum na de meeting wordt voortgezet. Je kunt mensen hun commitment laten uitspreken of actieplannen laten posten op een gedeelde online ruimte.
Zet aan tot voortgaande deelname
Deel manieren waarop mensen met elkaar in contact kunnen blijven en kunnen blijven samenwerken. Denk hierbij aan het plannen van follow-ups, het maken van online groepen of het aankondigen van toekomstige evenementen. Maak voortdurende deelname mogelijk. Hoe meer daadwerkelijke actie er in de meeting of het evenement wordt gebracht, hoe groter de kans dat de trein blijft rijden.
Spreek dankbaarheid uit
Bedank oprecht alle deelnemers, sprekers, organisatoren en sponsors. Erken hun tijd en bijdragen. Dankbaarheid bouwt goodwill en relaties op.
Integreer een ritueel
Creëer een afsluitend ritueel dat past bij de toon van het evenement en de gewenste resultaten. Enkele ideeën: een gezamenlijk lied, het uitwisselen van betekenisvolle voorwerpen, een groepsfoto, een belofte tot engagement, enz. Rituelen maken gebruik van emotie en symboliek.
De afsluiting is niet slechts een administratieve formaliteit of de aankondiging van de borrel. Het is een kans om mensen energie te geven als ze je evenement verlaten en terugkeren naar hun dagelijkse omgeving. Door net zoveel zorg en creativiteit te besteden aan de afsluiting als aan de opening en het ontwerp van de agenda, versterk je de impact tot ver na de vergadering zelf.
