Er zijn een aantal echt geweldige tools die elke vergadering (zowel online als op het podium) beter kunnen maken. Om er een paar te noemen: Slido, PresentersWall, ConsensIQ, Piccles, Twine ... en ga zo maar door.
Als ze goed gebruikt worden, zijn ze de investering waard. Wanneer ze slecht gebruikt worden, zijn ze geldverspilling. Wanneer wij interactie tools toepassen zijn onderstaande regels leidend:
Het is geen gimmick!
Al te vaak worden deze tools gebruikt omwille van het gebruik ervan. In dat geval ga je de deelnemers alleen maar irriteren, in plaats van ze te betrekken. Bovendien is het een belediging voor de ontwikkelaars van de tool. Zorg er dus voor dat je bewust kiest voor een bepaalde oplossing en gebruik die dan verstandig.
Maak het menselijk
In veel gevallen zien we deelnemers de hele dag verdwijnen in hun scherm. Als je engagement tools gebruikt, combineer ze dan met human2human interactie.
Het is makkelijk voor te stellen: als je deelnemers de hele meeting via hun apparaten laat communiceren, wordt dit de standaard voor dat evenement. Bij de lunch of in breakout groepen zal deze code de conversatie belemmeren. Iedereen zal eerder geneigd zijn om in e-mail of sociale media te duiken, omdat je hen (door die keuze) onbewust hebt verteld dat dit de norm is voor deze vergadering.
Maak een keuze
Elk hulpmiddel heeft zijn sterke punten en zijn beperkingen. Sommige zijn perfect om energie te brengen, andere om info & inzichten te delen, om elkaar te leren kennen, om keuzes te maken of om de dialoog aan te gaan.
Onze eigen tool ConsensIQ bijvoorbeeld, is ontworpen voor een diepere dialoog. Dus gebruik hem alsjeblieft alleen als je wilt dat deelnemers echt ideeën delen, debatteren, luisteren en gezamenlijke beslissingen nemen. Als je alleen snelle peilingen nodig hebt om 'de temperatuur van het badwater op te nemen', kies dan bijvoorbeeld Slido of Mentimeter.
Het ene instrument is niet beter dan het andere. Ze zijn gewoon anders; ontworpen om aan verschillende behoeften te voldoen. Dus informeer jezelf en kies gericht.
Geef context
Al te vaak hebben de hulpmiddelen geen verband met de rest van het programma. Dit komt noch het hulpmiddel, noch het evenement ten goede.
Als je een netwerk tool wil gebruiken, zorg er dan voor dat het een directe relatie heeft met het vorige én met het volgende punt op de agenda.
Als je vragen stelt in een peiling, doe dan meer dan stemmen en doorrrrrr. Stel geen vraag zonder te weten, waar die vandaan komt. Vraag mensen niet te antwoorden, zonder te weten waar de uitkomsten je zullen brengen.
Laat ze praten
Mensen communiceren het best wanneer ze een dialoog voeren. De techniek is slechts een hulpmiddel!
Dus laat deelnemers eerst met elkaar discussiëren, voordat je ze laat stemmen. Of maak eerst een wordcloud of heatmap, om ze aan het praten te krijgen over de uitkomst.
Het combineren van de menselijke connectie en de tools zal de resultaten van je bijeenkomst ten goede komen.
Analoog en digitaal hebben elkaar nodig
Natuurlijk, technologie is krachtig. Het geeft je in enkele seconden een overzicht van meningen, het zorgt ervoor dat alle deelnemers zich als groep verbinden, het zorgt voor ‘big data’ en het laat iedereen (zelfs de introverte mensen) aan het woord komen.
Toch hebben analoge werkvormen ook hun waarde: ze brengen energie, zorgen ervoor dat je contact maakt met individuen, brengen iedereen nieuwe inzichten en geven een gevoel van saamhorigheid. Dus waarom geen combinatie van body voting en digitale peiling? Waarom niet kiezen voor het snel opsteken van handen in plaats van een app; en andersom?
Tot slot
Het optimaal gebruiken van interactie tools gaat over programma ontwerp en het maken van bewuste keuzes. Tools zijn er om ons te helpen, niet om alles over te nemen.
Breek deze regels en je maakt ons verdrietig. Houd ze in gedachten, gebruik ze verstandig en we zullen glimlachen.
Jan-Jaap In der Maur
