Dit is wat Ben zegt over modereren, meeting design en neuroscience:
Ons brein is heftig vervuild
We hebben zo veel aan ons hoofd, dat het steeds moeilijker wordt om ons te concentreren op iets nieuws en om echt iets te leren. In ‘onze manier van modereren’ gebruik we veel korte interactie-formats (de basismoderaties) om deelnemers open te stellen voor het volgende programma-onderdeel. Dit helpt de deelnemers om een bewuste afweging te maken van hun behoefte en om zich gericht te focussen op wat de volgende spreker/workshop/sessie voor ze kan betekenen. Onze moderatoren maken voortdurend contact met de deelnemers (in plaats van ze alleen maar te laten zitten en luisteren) en dat helpt ze om te concentreren en afleiding buiten te sluiten.
Als professionele dagvoorzitter is het NIET onze taak om nog meer mentale vervuiling toe te voegen. Het lijkt wel of iedere bijeenkomst deze dagen flitsend en dynamisch moet zijn, maar in mijn visie creëert dat alleen maar meer ruis. Goed meeting design ontwerpt ook ‘rustmomenten’: om na te kunnen denken en verwerken.
Aandacht moeten we geven én verdienen
Je kunt van deelnemers niet verwachten dat ze hun volle aandacht geven aan sprekers/inhoud, zonder dat wij (de organisatoren) daar ons best voor doen. Net zo min kun je eisen dat ze spontaan komen met vragen/ideeën/input. De enige manier om interactie op gang te krijgen is door echt contact te maken met deelnemers en door daar actief in te investeren. En dat is nu precies een belangrijk kenmerk van ónze manier van modereren: we verkleinen voortdurend de afstand tussen podium en zaal; letterlijk (door de zaal in te lopen) en figuurlijk.
Ben zijn onderzoek laat duidelijk zien, dat de aandacht krijgen hard werken is: aandacht kan bij deelnemers al na vijf minuten weg zakken. Strategische interventies door de dagvoorzitter haalt mensen van hun mentale automatische piloot en helpt ze om aandacht te geven aan nieuwe informatie of ideeën. Dat betekent dus, dat de dagvoorzitter met enige regelmaat in beeld moet zijn.
Cognitieve barrieres staan betrokken deelnemers in de weg
Engagement (betrokkenheid) is hét buzzword in ons vak en bij veel event-organizers. Wat blijkt: engagement is niet zo makkelijk te krijgen, als we wellicht denken. Sterker nog: het is ons eigen brein dat betrokkenheid in de weg staat. Onderzoek toont namelijk aan dat mensen tot wel 52% van de tijd mentaal afdwalen.
Wat helpt, is om hier niet tegen te vechten. Afdwalen is een ongecontroleerde gedachte, die niets met het onderwerp te maken heeft, of een willekeurig beeld dat zo maar door ons hoofd schiet. Dat kan de boodschappenlijst zijn bijvoorbeeld, of een aankomende vergadering. Maar slecht is het afdwalen niet. Het is slechts een manier om de hersenen even rust te geven, door even niets over iets belangrijks na te denken. En die mentale pauzes hebben we gewoon nodig.
Als dagvoorzitter moet je dus de grens zoeken: aandacht vragen op de belangrijke momenten, maar voorkomen dat je de deelnemers voortdurend opeist. Een echte professional voelt ook wanneer deelnemers weer even moeten opladen.
Afleiding verlaagt de waardering voor een bijeenkomst
Als je bij de sportwedstrijd van je kind voortdurend op je telefoon kijkt, geniet je minder van de wedstrijd, volgens wetenschappelijk onderzoek. Afleiding kortom, vermindert onze ervaring. En omgekeerd: als je er in slaagt mensen ‘in het moment te laten zijn’, zullen ze je bijeenkomst hoger waarderen. Je kunt je voorstellen dat een hogere waardering leidt tot een hogere kans dat mensen daadwerkelijk iets doen met het geleerde.
Tegelijkertijd laat onderzoek zien dat mensen maar 25-32% van de tijd echt opletten.
De dagvoorzitter kan op twee manieren helpen: om te beginnen door te zorgen dat mensen zo min mogelijk afgeleid zijn en zo veel mogelijk aangehaakt bij de bijeenkomst. Maar belangrijker nog, door te zorgen dat ze opletten, juist op de meest belangrijke momenten en door deelnemers te helpen kiezen wanneer je op moeten letten. De goede dagvoorzitter weet wanneer te handelen: wanneer mensen aan te spreken en wanneer ze tijd te geven om na te denken, te verteren en plannen te maken.
Voorpret verhoogt de waardering
Hoe meer je je verheugt op iets, hoe meer je het zult waarderen, hoe meer indruk het zal maken, hoe groter de kans is dat je iets leert of verandert. Dat wetenschappelijke feit verklaart het succes van twee zaken die wij altijd benadrukken in onze trainingen.
Om te beginnen is er de aankondiging van het volgende programmaonderdeel of de volgende spreker. De waarde van een goed bedachte introductie wordt erg onderschat en wij vinden dat dagvoorzitters daar meer tijd in zouden moeten investeren. Een mooie aankondiging helpt deelnemers zich te verheugen en helpt ze dus meer waarde uit het programmaonderdeel te halen.
Een tweede vorm van ‘gestuurde voorpret’ noemen wij de basismoderatie: kleine interacties die deelnemers aanzetten om alvast na te denken over het volgende onderdeel.
Vergelijk het met een vakantie: hoe meer tijd je steekt in de voorpret (dagdromen, brochures doorbladeren) en in de voorbereiding (reserveren, inpakken, etc), hoe meer je er van zult genieten; volgens onderzoek.
Optimale inrichting van de ruimte en techniek leidt tot hogere concentratie
Als dagvoorzitter vinden we ook de zaalopstelling, licht en geluid (deels) onze verantwoordelijkheid. En onderzoek toont het belang daarvan. Het blijkt namelijk dat slechte ‘omstandigheden’ een groot negatief effect hebben op het leer-/luistervermogen van deelnemers. De reden is vrij simpel: als je brein bijvoorbeeld al zijn aandacht nodig heeft om te kunnen verstaan wat er gezegd wordt (als het geluid slecht is), is er minder hersencapaciteit over om de informatie te verwerken. En als de stoelopstelling niet strookt met de werkvorm, gaat daar aandacht heen in plaats van naar de inhoud..
De dagvoorzitter kan hier een belangrijke rol spelen. Al is het alleen maar door in te grijpen, als er zaken zijn die afleiden.
Ben Moorsom’s algemene conclusie was: ‘Op weg naar het brein van de deelnemer is er enorme concurrentie. Ga niet in gevecht. Help je deelnemers navigeren’. Als dagvoorzitter kunnen wij die navigator zijn!
