Mike van der Vijver is een internationaal bekende facilitator, dagvoorzitter en meeting designer. Hij was coauteur van de bestseller Into the heart of Meetings en Meetings, by Default or by Design. En hij is de trainer voor onze Workshop Effectief Faciliteren.
Wij vroegen hem naar zijn visie op het effectief faciliteren van meetings.
"Wat mij het meest verbaast, is dat mensen gemakkelijk 80% of zelfs 90% van hun werktijd in vergaderingen doorbrengen, terwijl niemand hen ooit heeft geleerd hoe ze moeten vergaderen. Ga maar na... Je stapt van school of de universiteit zo in de wereld van het werk. Je hebt ijverig scheikunde, techniek of sociologie gestudeerd, goede cijfers gehaald, en wat doe je in je dagelijks leven? Vergaderingen bijwonen en leiden! De veiligste manier is om het te doen zoals je collega's dat doen. En zo volgen we allemaal de standaard.
Als gevolg daarvan maken we zelden vergaderingen mee die goed verlopen. Hoe herken je een 'goede' vergadering? Dat is eenvoudig: door ze te toetsen aan De Drie E's: Effectiviteit, Efficiëntie en Energie. Een goede vergadering scoort goed op alle drie de punten. Hoe kun jij je meetings in dat opzicht verbeteren? Door de vaardigheden van een meeting facilitator toe te passen. Hier zijn enkele manieren om dat te doen.
Effectief
Een goede meeting is effectief - het begint bij duidelijke en meetbare doelen en het vergaderprogramma om deze doelen te bereiken. Effectief betekent: de bijeenkomst levert een resultaat op dat bijdraagt tot een noodzakelijke verandering. Dit betekent dat je over de meeting moet gaan nadenken vanaf het einde, eigenlijk nog later: vanaf wat er na de meeting moet gebeuren. Wat is de verandering die je voor ogen hebt en wie moet die tot stand brengen? Aan de hand van deze twee vragen kun je beslissen wie bij de meeting aanwezig moeten zijn en wat zij daar moeten doen. Dat gaat veel verder dan alleen het opstellen van een agenda. Een agenda is slechts een lijst van onderwerpen. Dit geeft alleen aan waar de meeting over gaat, de inhoud, niet wat het resultaat moet zijn en hoe daar te komen. Dus: goede vergaderingen worden geleid door een programma, dat de uitkomst van de vergadering en de rol van de aanwezigen aangeeft.
Efficiënt
Een goede vergadering is efficiënt. De doelstellingen worden bereikt door optimaal gebruik van de middelen. Efficiënt betekent: er zijn duidelijke afspraken over wie wat doet en hoe de mensen in de vergadering zich tot elkaar moeten verhouden. Dat gaat veel verder dan denken dat een vergadering slechts een 'discussie' is. Efficiënt faciliteren van vergaderingen houdt in dat aan het begin regels worden opgesteld over gepast en ongepast gedrag. Bijvoorbeeld over voorbereiding, over het gebruik van telefoons en laptops, over beurtelings spreken en spreektijd, en - jawel - over respect. Het is riskant om deze dingen niet te bespreken, omdat verschillende personen er verschillende verwachtingen op na kunnen houden (vooral wat betreft wat voor henzelf aanvaardbaar is...). Dus: goede vergaderingen worden geleid door duidelijke richtlijnen voor effectief gedrag van de deelnemers.
Energie
Een goede bijeenkomst heeft veel energie. Vanwege het programma vertrekken de deelnemers met het gevoel dat ze een unieke of krachtige of in ieder geval nuttige ervaring hebben gehad. Een ervaring die heeft bijgedragen tot het verkrijgen van een voor hen relevant resultaat. Dat gaat veel verder dan alleen maar mensen rond een tafel laten zitten en praten. Het faciliteren van meetings omvat het ontwerpen van een proces voor de bijeenkomst dat voorkomt dat deelnemers te veel van hetzelfde doen. Het werkt om mensen op de been te brengen en verschillende formats te gebruiken om aan de taken en onderwerpen te werken. De werkmethoden moeten de deelnemers verrassen en plezier bieden. Groepswerk dat wordt afgewisseld met momenten van individuele reflectie, gebruik van post-its, stemmen, rollenspel, spelletjes. Ze dragen allemaal bij tot meer energie. Dus: goede energie in bijeenkomsten betekent: deelnemers hebben interactie over serieuze onderwerpen en ondertussen hebben ze plezier. Serieus plezier!
Conclusie
Voor een goede score op de drie E's moet je meeting een goed doordacht programma hebben. Dat krijg je niet als je dingen standaard
doet; je creëert het door design.
Het belangrijkste is dat je het lef hebt om je standaardinstellingen achter je te laten. Het scepticisme van je collega's trotseren en verschillende oplossingen uitproberen. Dat is gezond verstand, maar niet de praktijk. Laten we dat veranderen!"
Mike van der Vijver
