Bij het meeting design komt een aantal elementen kijken. In deze blogpost zetten we de (in onze ogen) belangrijkste op een rij. In een aantal volgende artikelen zullen we ze één voor een verder uitwerken.
In willekeurige volgorde bestaat een goed meeting design uit:
Doel
Als je niet weet waarom je een bijeenkomst organiseert, is ieder programma bij voorbaat zinloos. Het stellen van een doel gaat verder dan "informeren, inspireren, netwerken". Het gaat over concreet meetbare acties, die leiden tot werkelijke verandering. Je formuleert een doel voor het gehele event én per onderdeel.
Doelgroep
Wie heb je in de zaal? Of beter nog: wie wil je in de zaal hebben? Pas als je programma hun past als een maatpak, maak je echte impact.
Inloop
Een bijeenkomst begint niet pas, als de dagvoorzitter iedereen "goedemorgen" heeft gewenst. Hij begint al bij binnenkomst. En eigenlijk al, op het moment dat deelnemers de eerste uitnodiging ontvangen. Daar leg je al de bodem voor een geslaagd evenement.
Opening
De eerste momenten van een bijeenkomst zijn cruciaal en moeten dus met zorg ontworpen worden. In die eerste minuten (soms zelfs seconden) zet je de codering voor de hele bijeenkomst en vorm je de groep tot een tijdelijke tribe.
Timing
Veel bijeenkomsten bestaan uit betrekkelijk standaard blokken, vaak van ongeveer gelijke lengte. In een goed ontworpen programma krijgt ieder onderdeel precies de lengte die het nodig heeft.
Opbouw
Ieder onderdeel krijgt een plek in het programma, waarop het de meeste impact heeft op het eindresultaat van de bijeenkomst. Je kijkt daarbij altijd naar de samenhang met de onderdelen ervoor en erna. Door steeds de meest effectieve stap te zetten op weg naar het einddoel ontstaat een natuurlijke flow.
Deelnemersreis
Een deelnemer neemt het beste deel, als hij het gevoel heeft dat alles om hem draait en als hij zich veilig voelt. Iedereen wil gezien, gehoord en geliefd worden. Een goed programma-ontwerp zorgt hiervoor, uitgewerkt per doelgroep.
Werkvormen
Een spreker is de meest voor de hand liggende en meest gekozen manier om content over te brengen. Maar het is lang niet altijd de meest effectieve manier en er zijn heel veel alternatieve formats beschikbaar. Een goede meeting designer kiest altijd de meest effectieve vorm.
Interactie
Het aantal interactievormen is oneindig: vanaf het podium met de zaal of tussen deelnemers onderling; online, on stage of allebei tegelijk. Om te netwerken, elkaar te helpen, problemen te doorgronden, informatie te delen en ga zo maar door. Om energie te brengen, mensen met elkaar te verbinden, het geleerde te verteren of noem maar op. Je kunt kiezen uit allerlei werkvormen, groepsgroottes en groepssamenstellingen. Je kiest steeds de vorm die het beste past bij het doel van dat specifieke programma onderdeel.
Afsluiting
In een goed, effectief design wordt er een duidelijke punt gezet. Te veel bijeenkomsten bloeden dood in plaats van het behaalde resultaat te vieren, te bekrachtigen of te vertalen naar actie.
Locatie
De omgeving is cruciaal voor het creëren van de juiste sfeer. Het gaat dan over de stijl van de locatie, de aankleding, de opstelling van de stoelen etc.
Medium
We hebben steeds meer opties gekregen naast de live bijeenkomsten: online, hybride, multihub. En dan zijn er ook nog eens oneindig veel cross-over vormen te bedenken. De meest geslaagde bijeenkomst is het event dat de juist mix vindt.
Sfeer
Een doel wordt alleen bereikt, als je de juiste, passende sfeer weet neer te zetten. Per onderdeel en voor het geheel werk je in het meeting design dus toon, tempo en stijl uit.
Balans
Een effectief meeting design zorgt dat dingen in balans zijn: zenden - ontvangen, actie - rust, structuur - chaos, serieus - luchtig - denken - doen, om er maar een paar te noemen. En datzelfde design brengt zaken juist even uit balans, als dat nodig is.
Techniek
Geluid, licht, projectie etc: ze kunnen je event naar een hoger plan tillen. En soms is het juist nodig om ze minimaal in te zetten. Alles kan, als je maar bewuste keuzes maakt.
Tools
Een stemsysteem, netwerkapp of uitgebreider interactieplatform moet meer zijn dan een gadget. Je zet het in met een reden en kiest dus de juiste tool met zorg.
Crew
Wie heb je allemaal nodig achter de schermen. Welke rol verwacht je van ze en wat dragen zij bij aan het welslagen van de dag?
Een goed meeting design is meer dan een paar sprekers op een rij zetten. Heel veel meer. Een geslaagde bijeenkomst is tot in detail overdacht; er is voldoende tijd in gestoken.
Jan-Jaap In der Maur
