Gemma evans BIQH Tx Hu CEQ unsplash arrival

Een bijeenkomst begint niet pas, als de dagvoorzitter iedereen "goedemorgen" heeft gewenst. Hij begint al bij binnenkomst. En eigenlijk al op het moment dat deelnemers de eerste uitnodiging ontvangen. Daar leg je al bodem voor een geslaagd evenement.

Geweldige content, inspirerende sprekers, een prachtige locatie, perfecte catering en natuurlijk de best passende dagvoorzitter ... ze zijn allemaal zinloos, als het programma slecht ontworpen is.
Een goed meeting design bestaat uit een aantal elementen. In een serie artikelen behandelen we ze één voor één. Dit verhaal gaat over: de inloop.

Het succes van een bijeenkomst hangt ook af van de verwachtingen die deelnemers hebben. Als het voortraject niet goed is vorm gegeven, begint de dagvoorzitter met een achterstand aan de dag. Als er juist extra aandacht is gegeven aan hoe de deelnemer binnen komt, is dat meteen een stap in de richting van een effectieve dag.
De inloop moet daarom liefst met zorg ontworpen worden. Wij kijken altijd naar een aantal elementen.

De toon
Iedere bijeenkomst heeft zijn eigen tone of voice: ontspannen, urgent, zakelijk, feestelijk. Als het goed is, is daar bewust over nagedacht. De inloop speelt een belangrijke rol in het zetten van die toon.
Als de garderobe-crew bijvoorbeeld zakelijk en afstandelijk is, terwijl de dag verbindend en vriendschappelijk moet worden, dan klopt er iets niet. Alleen al het verschil tussen u en je is enorm.
Je kunt zelfs nog een stap verder gaan en het ontvangend personeel instructie geven over welke vragen ze deelnemers bij aankomst moeten stellen; gewoon, om alvast een luikje open te zetten in hun hoofd.

Verbinding
Bij veel bijeenkomsten is netwerken belangrijk. Daar kun je al bij de inloop mee beginnen door bepaalde mensen gericht aan elkaar te koppelen, in plaats van het aan het toeval over te laten. Vaak is dat een goed alternatief voor gewoon maar wat rond hangen tot het begint of praten met de mensen die je al zo lang kent.
Let wel op in je keuzes. Soms kan het juist averechts werken om mensen te verplichten tot activiteiten. Dus weeg zorgvuldig af: geen werkvormen bij inloop, verplichte deelname, of vrijwillig netwerken. Je keuze van werkvormen hangt hier vanaf.

Opdracht
Soms werkt het om deelnemers alvast een opdracht te geven, in afwachting van het begin. Om te beginnen maakt dat het wachten vaak aangenamer, zeker als je alleen bent. Maar belangrijker nog: je kunt met deze oefening de deelnemer alvast in de juiste stand zetten voor de bijeenkomst en bruikbare informatie ophalen.
De opdrachten kunnen individueel zijn, of in groepjes.

Aankleding
Iedereen kent ze wel: de geestdodende, zouteloze lobbies waar organisatoren ons laten wachten op het begin van de bijeenkomst. Het zou je alle zin in het event ontnemen.
Juist de aankleding van de wachtruimte kan enorm helpen om alvast de juiste toon te zetten. Kleine gezellige hoekjes, als dat past bij de opzet van de dag en als uitwisseling van gedachten nodig is voor een succesvol event. Pingpongtafels, als dat helpt het doel van de bijeenkomst te halen. Een debat-arena, om de geesten alvast te scherpen. De mogelijkheden zijn eindeloos.

Sfeer
De kracht van muziek, beeld, licht etc. wordt enorm onderschat.
Zo is bekend dat mensen bij de security tijdens concerten minder agressief worden en sneller doorstromen, als er alvast muziek klinkt. En als de security medewerkers gezellig mee zingen; hoe vals dan ook.
Ook het beeld dat je laat zien in de ontvangstruimte draagt bij aan hoe deelnemers invoegen in het programma.

De uitnodiging
Strikt genomen hoort deze niet bij de inloop, maar hij is wel cruciaal. Door in de uitnodiging alvast de juiste toon te kiezen, de goede verwachting te scheppen en wellicht zelfs al interactie in te bouwen, prepareer je mensen al voor de inloop en de rest van de bijeenkomst.

Conclusie
De inloop kan een belangrijke rol spelen in het scheppen van een juiste verwachting en kan helpen je bijeenkomst effectief op gang te helpen.

Jan-Jaap

Picture by Gemma Evans on Unsplash

Deel dit artikel op je favoriete social kanaal
Foto m e r dag 10 11 2011 124

Samen maken we de beste match!

Wij kennen onze dagvoorzitters van haver tot gort. We snappen jouw behoefte. We helpen je graag bij je keuze.