Icons8 team dh Zt Nlv NE8 M unsplash Time

Veel bijeenkomsten bestaan uit betrekkelijk standaard blokken, vaak van ongeveer gelijke lengte. In een goed ontworpen programma krijgt ieder onderdeel precies de lengte die het nodig heeft.
Hoe zorg je dat (vrij naar The Rolling Stones) "time is on our side"?

Geweldige content, inspirerende sprekers, een prachtige locatie, perfecte catering en natuurlijk de best passende dagvoorzitter ... ze zijn allemaal zinloos, als het programma slecht ontworpen is.
Een goed meeting design bestaat uit een aantal elementen. In een serie artikelen behandelen we ze één voor één. Dit verhaal gaat over: de timing.

Als je het programma gaat ontwerpen, wees je dan bewust van het belang van tijd. Een paar zaken om in het oog te houden:

Wees tijdloos

Bouw ruimte in het programma om uit te lopen, of in te lopen. Natuurlijk is een schema belangrijk en wil je vooraf bepalen, hoeveel tijd je wilt besteden aan ieder onderdeel. Maar giet het alsjeblieft niet volledig in beton en sta jezelf toe om bij de uitvoering flexibel te zijn, in het moment te beslissen en op gevoel te gaan.
Niets is zo dodelijk voor een bijeenkomst, als een dagvoorzitter die alleen maar op zijn horloge kijkt en die volledig stuurt op de planning. Dat voelt gehaast en leidt af van de inhoud. Een geslaagde bijeenkomst gaat immers over het behalen van een doel en daarbij is tijd slechts een middel.

Zelf communiceer ik daarom niet ieder detail uit het schema. De deelnemers willen graag weten hoe de dag er op hoofdlijnen uitziet, maar ze hoeven echt niet tot op de minuut nauwkeurig te weten wat er wanneer gebeurt.
Ook laat ik sprekers vooraf weten, dat de dag wel eens een paar minuten kan verschuiven. Natuurlijk kun je ze niet last minute de helft van hun spreektijd afnemen, maar enige flexibiliteit mag je wel van ze verwachten (zie ook: reis door de tijd)

Reis door de tijd

Tijd is een vast en lineair gegeven, zeggen ze: een minuut duurt altijd 60 seconden. En je kunt je tijd maar één keer gebruiken. Toch kun je een bijeenkomst laten voelen, alsof tijd eindeloos is. Programmeer (niet al te zuinig) zogenaamde white space: tijd die er wel is, maar die niet is vol geprogrammeerd.
Zet voor een spreker (18 minuten) en Q&A (10 minuten) eens 35 minuten in de agenda. Dan heb je zo maar ineens 7 minuten over. Voor als de spreker uitloopt, of voor het geval dat er meer vragen zijn dan gedacht. Of voor die ene keer dat zich ineens een heel interessant zijpad aandient.

Wees op tijd (of liever nog: iets te vroeg)

Mensen vinden niets zo hinderlijk als een event dat uitloopt. Iedere minuut uitloop voelt als een kwartier. Omgekeerd is er nog nooit een zaal in opstand gekomen, als een bijeenkomst een kwartier eerder is afgelopen.
Dit lijkt in tegenspraak met wees tijdloos. Het gaat er ook niet om, dat ieder onderdeel van het programma op de seconde gelijk loopt met de planning. Maar op tijd zijn is wel belangrijk bij een aantal ijkpunten: pauzes (zeker als mensen nog even wat willen werken), lunch, parallel sessies en de afsluiting.

Synchroniseer tijd

Vaak hebben programma's meerdere sessies tegelijk lopen. Zorg dan dat begin- en eindtijd in ieder geval gelijk lopen, zodat je voorkomt dat een deel van je deelnemers met zijn ziel onder de arm loopt (zie ook: vrije tijd).
En ook plenair kan het zijn dat deelnemers een ander gevoel hebben bij tijd: wat de één eindeloos langt vindt duren, vliegt voor de ander voorbij. De moderator moet daar een goed gevoel voor hebben. En in het programma ontwerp kun je hier rekening meer houden. Bijvoorbeeld door een plenaire Q&A kort te houden, maar later in het programma een verdiepingssessie aan te bieden voor the happy few die meer willen.

Vrije tijd

Laat mensen voor een deel hun eigen schema invullen. Biedt ruimte en dus plek om andere dingen te doen: werken, netwerken, ontspannen, of gewoon een ronde workshops over slaan.
Zorg dat er voortdurend opties zijn, maar gun deelnemers om te cherry picken of zelfs om (hopelijk tijdelijk) af te haken. Mensen verplicht eindeloos opsluiten in een ruimte is zinloos.

Bespaar tijd

Deelnemers geven hun kostbare tijd aan jouw event. Zorg dan ook dat het voelt als een nuttige investering. Om te beginnen zitten meeste programma's van de eerste tot de laatste minuut helemaal vol gestampt. De opdrachtgever stelt zichzelf liefst zo veel mogelijk doelen, die allemaal op één dag gehaald moeten worden. Maar de vraag is of de deelnemer daar ook op zit te wachten. De oplossing is simpel: beperk je tot één, helder doel.
Heb je dat eenmaal gedaan, dan geldt het advies "cut the crap"! Heel veel programma onderdelen kunnen echt korter en meer to the point. Dat kan zelfs betekenen dat je een spreker wat eerder afrondt, als je merkt dat zijn punt geland is en mensen zich nu gaan vervelen.

Neem de tijd

Onderdruk de neiging om alles positief in te schatten. In vijf minuten tussen twee workshoprondes verplaatsen, naar de WC én wat te drinken halen is vragen om uitloop. Breng liever wat 'lucht' in het programma. Schrap gewoon eens 20% van de onderdelen: het dwingt je tot scherpere inhoudelijke keuzes en het geeft ruimte om werkelijk iets te bereiken.

Verspil tijd

Confucius zei ooit: "wie haast heeft moet even gaan zitten". Op voortdurend maximaal tempo door een te vol programma heen jagen betekent dat er aan het einde niets is blijven hangen.
Deelnemers hebben behoefte aan tijd om te niksen, te reflecteren, te verteren, etc. Geef voorafgaand aan een Q&A eens een paar minuten om na te denken over wat je nog wilt weten. Geef mensen na een programma onderdeel eens ruimte om aantekeningen te maken of na te denken over wat ze kunnen met deze nieuwe kennis.

Ontwerp met creativitijd

Een dag die zich voortsleept in hetzelfde ritme, is dodelijk voor de betrokkenheid en concentratie van je deelnemers. Mensen hebben behoefte aan afwisseling en verrassing. Een bijeenkomst is wat dat betreft net als een goede symfonie.

Niet ieder onderdeel vraagt dezelfde tijdsbesteding om effectief te zijn. De ene spreker komt het best tot zijn recht in een kort, puntig interview. De ander heeft juist de meerwaarde als ze een mooi, wat langer verhaal mag vertellen.
Te kort is jammer en geeft niet voldoende ruimte aan leren of veranderen. Te lang is afschuwelijk en haalt alle energie uit de bijeenkomst.

Dus durf te werken met tijdslots van verschillende lengtes. En durf ook te weten, als iets klaar is: als een interview na 5 minuten op zijn hoogtepunt is, waarom dan nog doorgaan omdat er 10 minuten op het programma staat (zie ook: wees tijdloos).

Waardeer tijd

Als een programma vast loopt, zijn het vaak de verkeerde dingen die het slachtoffer worden (zie ook: bespaar tijd). Al tijdens het meeting design wordt de tijd voor interactie  steeds verder terug gebracht, naarmate er meer sprekers aan het programma worden toegevoegd. Omdat die ene professor echt niet mag ontbreken, zijn er ineens nog maar vijf minuten voor vragen. Of de pauzes worden terug gebracht tot 10 minuten voor de koffie en een half uurtje lunch, terwijl voor de deelnemers het netwerken cruciaal is; een gemiste kans!

Durf daarom te kiezen: als er goede redenen zijn voor die extra spreker, schrap de mogelijkheid tot vragen dan helemaal. Maar beter nog: geef vooral alle ruimte aan de mensen in de zaal, en schrap liever een spreker. Immers: als je als deelnemer actief mee mag doen, voelt uitloop veel minder snel als uitloop.

Conclusie

Tijd is kostbaar. Besteed hem goed. Begin op tijd en stop op tijd. Het is tijd voor beter ontworpen tijdschema's.

Jan-Jaap In der Maur

Photo by Icons8 Team on Unsplash

Deel dit artikel op je favoriete social kanaal
Foto m e r dag 10 11 2011 124

Samen maken we de beste match!

Wij kennen onze dagvoorzitters van haver tot gort. We snappen jouw behoefte. We helpen je graag bij je keuze.