Wil je ons - de dagvoorzitters - zinvol beoordelen, dan zijn dit 4 belangrijke voorwaarden.
Waardeer op een helder doel
Vaak worden dagvoorzitters, sprekers en bijeenkomsten beoordeeld, zonder dat de 'examinanten' weten wat nu precies het doel was van die bijeenkomst. En daarom worden gespreksleiders zo vaak geprezen om bijvoorbeeld hun 'gevoel voor humor': omdat mensen geen idee hebben, waar ze anders op zouden moeten oordelen. Het is dus cruciaal dat het doel helder is, zodat deelnemers kunnen beoordelen of het optreden van de dagvoorzitter werkelijk bij droeg aan het behalen daarvan.
Een paar voorbeelden: als je weet dat het doel van de meeting is om alle facetten van een probleem in kaart te brengen, weet je ook of de moderator daar aan heeft bij gedragen. En als je weet dat een interview bedoeld was om de menselijke kant te laten zien van de manager, zal je niet langer zeggen 'dat het een aangenaam gesprek was'. Dan kun je namelijk specifiek melden 'dat je verrast werd door de betrokkenheid van de manager bij het wel en wee van zijn mensen' (of niet, natuurlijk).
Zodra je het doel helder voor ogen hebt, wordt een 8 waardevol. Dan krijgt hij of zij hem namelijk niet meer voor vriendelijkheid, maar voor werkelijk toegevoegde waarde.
Waardeer op heldere criteria
Als dagvoorzitter wil ik weten wat er van me verwacht wordt. En daar wil ik dan ook op beoordeeld worden. Soms kan dat zelfs betekenen, dat een matig cijfer juist wijst op een succesvol optreden. Wederom een voorbeeld: voor één van mijn meest geslaagde optredens kreeg ik een 5. Veel deelnemers vonden me een 'drammer'. En daar werd ik blij van!
In dit geval was het namelijk mijn rol om te drammen. De deelnemers moesten geconfronteerd worden met zaken die niet lekker liepen in de organisatie en moesten hun eigen rol daarin gaan zien. En dan gaat vooruitgang soms gepaard met enig ongemak. Mijn klant huurde me in, juist om dat ongemak te veroorzaken en zodat zij het niet zelf hoefden te doen. Ik speelde mijn rol (met verve, durf ik te zeggen), de bijeenkomst haalde zijn doel en mijn klant was tevreden.
In dit geval was de 5 geen teken van falen; integendeel!
Waardeer op de juiste vragen
Zijn het doel en de criteria helder, dan is het vinden van de juiste evaluatievragen de volgende stap. De simpele vraag 'hoe goed vond u de dagvoorzitter' volstaat niet meer, omdat mensen niet weten wat je bedoelt met 'goed'. En dan ben je dus weer terug bij het beoordelen op een goed gevoel voor humor.
Een veel gestelde vraag is: 'hoe scoorde de moderator op inhoud?' Toegegeven, deze vraag is al wat specifieker. Maar waarom zou je hem stellen? In de meeste gevallen gaat de dagvoorzitter immers helemaal niet over de inhoud, maar over het proces.
Dus moet de meeting owner op zoek naar een vraag die iets zegt over het doel en over de rol die de dagvoorzitter (of spreker, cateraar, locatie etc.) daar in speelde. In mijn eerdere voorbeeld had dus gezocht moeten worden naar iets als 'kreeg u een nieuwe kijk op het functioneren van onze organisatie', of 'hielp de dagvoorzitter de deelnemers om hun eigen rol in het probleem te zien?' Met dat soort vragen hadden de bijeenkomst en ik hoger gescoord; zeker weten!
Waardeer op behoefte
Een spreker of dagvoorzitter die voor die ene bijeenkomst een 10 scoort, is niet noodzakelijk de beste keuze voor iedere andere bijeenkomst. Want daar gelden weer een ander doel en andere eisen.
Een gespreksleider die vooral ruime voldoendes scoort op awardshows, was waarschijnlijk niet geschikt geweest voor de bijeenkomst die ik deed. En omgekeerd zou ik met een goede score op die meeting niet per definitie geschikt geweest zijn voor een awardshow.
Conclusie
Cijfers geven is goed, zolang doel, criteria en vragen maar goed overdacht zijn. Als je op zoek bent naar een dagvoorzitter, spreker, etc en je gaat daarvoor naar een beoordelingssite, hou dan in gedachten dat de meeste cijfers waardeloos zijn. Als je wilt kijken naar cijfers, zoek dan naar bewijs waar die cijfers voor staan.
Jan-Jaap In der Maur
