De interactieve bouwstenen van een geslaagde bijeenkomst: het doel

Geweldige content, inspirerende sprekers, een prachtige locatie, perfecte catering en natuurlijk de best passende dagvoorzitter ... ze zijn allemaal zinloos, als het programma slecht ontworpen is.
Een goed meeting design bestaat uit een aantal elementen. In een serie artikelen behandelen we ze één voor één. Dit verhaal gaat over: het doel.

In onze ogen moet je een scherp doel voor ogen hebben, om te kunnen spreken van succes (of mislukking). En dat vereist doorvragen en dieper graven, naar waar het nu écht om gaat. Een event met een vaag doel is bij voorbaat zinloos. Want als je niet weet wat je doel is, hoe weet je dan of je het gehaald hebt? En als je niet weet of je het doel gehaald hebt, hoe weet je dan of het de investering waard was?

Wij zijn aanhangers van de methodologie van het Event ROI Institute. Zij zeggen dat een doel alleen scherp en meetbaar kan zijn, als je mikt op het gedrag van deelnemers. Want alleen van gewenste actie kunt je achteraf ook vaststellen, of mensen het daadwerkelijk gedaan hebben en dan kun je dus meten, of er iets veranderd & verbeterd is.
Een voorbeeld: als je na afloop van een bijeenkomst aan deelnemers vraagt of ze het nieuwe beleid een goed idee vinden, is hun "ja" niets waard. Hun antwoord kan immers gestuurd worden door politieke correctheid, eigen belang etc. Pas als ze het nieuwe beleid daadwerkelijk uitvoeren, kun je spreken van een succesvolle bijeenkomst.

Als wij aan opdrachtgevers vragen naar het waarom van een bijeenkomst, komen ze vaak met een aantal drog-doelen.

We doen het elk jaar
Dat iets een jaarlijks terugkerend event is, is een goede aanleiding. Maar geen doel op zich. In onze ogen zou je ieder jaar weer een nieuw doel moeten stellen, om te spreken van succes. En dan zou het zo maar kunnen zijn, dat je ineens besluit om een jaar over te slaan of een andere vorm te kiezen.

Het record staat op 87 jaar. We hebben dus één keer een opdrachtgever gehad, voor wie deze reden al 87 jaar gold!

We willen mensen inspireren
Onder het mom van inspireren wordt veelal een bepaald soort sprekers geboekt, die vervolgens hun mooie & onderhoudende, maar vaak ook standaard & ronkende verhaal af komen steken. Het publiek vermaakt zich, maar verandert er ook echt iets?

De vervolgvraag die je zou moeten stellen is altijd: waartoe wil je mensen inspireren? Pas als je dat helder hebt, kun je de best passende inhoud programmeren en de spreker goed briefen over de gewenste uitkomst van zijn verhaal.

Onze mensen moeten gemotiveerd worden
Zie ook inspireren.

Motiveren is meer dan mensen toe roepen wat ze moeten of waarom het allemaal zo prachtig en belangrijk is. Motiveren gaat over mensen mee nemen in je verhaal. Dat verhaal is pas goed, als het een weloverwogen einde kent; een einde waar deelnemer iets mee kunnen doen.

We willen mensen informeren
Informeren mag nooit een doel op zich zijn. Dan ben je als de aannemer die tegen zijn metselaar zegt: "hier heb je een berg bakstenen ... zie maar". Het gaat er om, wát je wilt dat mensen doen met de informatie. En vervolgens dat je een programma ontwerpt waardoor dat ook daadwerkelijk gebeurt, waardoor ze weten hoe ze dat moeten doen en waardoor ze dat ook echt willen doen.

We willen draagvlak creëren
Zie ook informeren.

Draagvlak is slechts de voorwaarde. Het doel is uitvoering van een maatregel. Je kunt mensen alleen over halen, als je dat scherp in beeld hebt.

Het is een netwerkbijeenkomst
Als je mensen bij elkaar zet zonder helder doel, is het niet meer dan een feestje. En daar is natuurlijk op zijn tijd niks mis mee. Maar een netwerkbijeenkomst krijgt pas (meetbare) waarde, als je scherp hebt waarom je de mensen bij elkaar brengt. Afhankelijk van of dit is om meer zaken te doen, processen soepeler te laten lopen, innovatie te stimuleren of wat dan ook, ontwerp je een ander format om dat te bewerkstelligen.

We willen dat er veel mensen komen
Dat is alleen goede reden, als je doel ligt in verkoop van tickets. En zelfs dan kun je argumenteren dat de bijeenkomst pas geslaagd is, als ze volgende keer meer of weer tickets verkopen. Maar als het gaat om gratis bijeenkomst voor het hele personeel of klantenkring, telt deze reden niet. Om vast te stellen of die bijeenkomst geslaagd is, zou je moeten bepalen welk effect je wilt dat hij heeft: moet er meer geproduceerd of verkocht, wil je dat klanten andere klanten aan gaan brengen, ... noem maar op.

En dan nog iets: soms is selecte, gerichte groep veel effectiever. Dan is het dus voor het bereiken van je doel beter als er weinig mensen komen.

We willen trending zijn op social media
Deze zie ik vaak genoemd als succesfactor bij mijn jurywerk voor prijzenfestivals in de eventbranche: "ons project scoorde x-aantal likes". En natuurlijk is het prachtig, als je iets organiseert dat opvalt bij een grote groep mensen. Maar het is niét het doel. Je weet pas of al die aandacht zinnig is geweest, als het leidt tot meer verkoop, werknemers, stemmen. Of als mensen veiliger gaan rijden, vaker hun eigen rommel opruimen, meer duurzaam gaan leven, of wat dan ook.

Als je vooraf je doel beter bepaalt, kun je de likes beter op waarde schatten. Of zelfs vast stellen dat die helemaal niet nodig zijn voor het gewenste effect, om vervolgens je bijeenkomst in stilte te laten plaats vinden.

We mikken op een hoog cijfer
We zien er regelmatig organisatoren mee pronken. En ook collega-dagvoorzitters laten in de social media graag weten dat ze een 8,6 hebben gescoord bij de deelnemers. Maar wat zegt nu eigenlijk zo'n cijfer? Ik heb in mijn middelbare schooltijd best wel wat mooie punten gescoord. Maar voor de meeste vakken geldt dat ik het merendeel al weer ben vergeten en dat het cijfer geen enkele invloed heeft gehad op mijn handelen in het leven.

En dan nog iets: wat beoordelen die cijfers eigenlijk!? Te vaak wordt aan deelnemers de algemene vraag gesteld "wat vond je van de bijeenkomst/de dagvoorzitter". Wat weet je dan, als ze een 8 geven: dat de kroketten warm waren, dat de dagvoorzitter gevoel voor humor had, dat ze zich niet verveeld hebben?

Pas met een scherp doel kun je gerichte vragen stellen. En pas met gerichte vragen weet je, of je bijeenkomst effectief was.

Als de klant maar tevreden is
Zie ook hoog cijfer.

Strikt genomen is dit een prima doel: dat de klant zo blij is, dat hij bij je terug komt voor een volgende bijeenkomst. Maar wij vinden dat iets te gemakkelijk. Want zo lang er geen scherp geformuleerd doel is, kan de klant in feite helemaal niet beoordelen of hij tevreden is. Dan kijkt hij namelijk alleen maar, of er niks mis ging, of zijn gasten blij keken etc.

Wij zijn altijd pas echt tevreden, als de klant blij is dat we het hem moeilijk hebben gemaakt. Dat we door hebben gevraagd, soms op het irritante af. Dat hij blij is met het doorwrochte programma-ontwerp dat dit heeft opgeleverd En dat de klant merkt dat hij écht inzicht heeft gekregen in het succes van zijn investering in een bijeenkomst.
(Maar we moeten ook eerlijk zijn en toegeven dat wij ook niet roomser zijn dan de Paus: we gaan ook niet zo ver, dat we een klant weg willen jagen met onze missie. Dan kiezen we voor babystapjes binnen een langdurige relatie).

Samenvatting
Drog-doelen zijn eigenlijk middelen. Bepaal dus eerst je doel en kijk dan pas, welk middel daarbij past (inspireren, informeren, netwerken. ...). Dat is waarom wij - als een peuter in die bekende fase - waarom? blijven vragen. Vergeef ons, de bijeenkomst wordt er echt beter van.

Jan-Jaap In der Maur

Foto: Nick Fewings op Unsplash