Visuals s W BS0 O Vgv0 unsplash chat dogs

De gedwongen omschakeling naar online bijeenkomsten heeft onze gereedschapskist gevuld met nieuwe mogelijkheden. We zijn anders met elkaar gaan praten en dan heet het ineens 'chatten'. De interessante vraag is wat we van online mee kunnen nemen, terug naar het podium. En waar de twee werelden - fysiek en digitaal - van elkaar kunnen leren.

Online en on stage hebben allebei hun voor- en nadelen. Dus kun je soms beter kiezen voor het één, het ander of de combinatie. En op een aantal punten kun je de kracht van het ene medium ook vertalen naar het andere.
Een paar gedachten:

De chat
Is dit nu een stoorzender of een toegevoegde waarde? Aan de ene kant geeft de online chat een mooie inkijk in de onderstroom, omdat iedereen meteen en vaak ongezouten zijn mening geeft. Als organisatie, spreker of moderator kun je daar je voordeel mee doen en de inhoud bijsturen.
De chat verlaagt ook de drempel
. In plaats van je hand op te moeten steken ten overstaan van honderden starende blikken, kun je (voor je gevoel) betrekkelijk anoniem laten weten wat je vindt of waar je mee worstelt.
Omdat er meer ruimte is voor iedereen om iets te zeggen, is dat een opmaat naar goede gesprekken, het uitwisselen van ideeën of het daadwerkelijk toepassen van de leerpunten.

Maar de chat heeft ook nadelen. Bijvoorbeeld dat het afleidt van de inhoud en je veel minder gefocust bent op wat er op het virtuele podium gebeurt. Of dat er zoveel mensen iets zeggen, dat je niks meer leest en alleen maar aan het zenden bent. Of dat er gesprekken op gang komen, die niet afgemaakt kunnen worden. Want anders dan bij fysieke bijeenkomsten zijn de mogelijkheden om spontaan bij 'elkaar te kruipen' minder vanzelfsprekend.
De oplossing zit hem in het bewust ontwerpen van je programma. Kies wanneer je de chat wilt gebruiken en hoe. En kies ook, wanneer je de chat niet open wilt zetten. Zo hou je mensen steeds betrokken én is er voldoende focus op wat belangrijk is.
Maak ook gebruik van breakout groepen, organiseer separate deel-evenementen met kleinere groepen of maak gebruik van platforms die zich specialiseren in bijeenkomsten waar veel onderling gepraat mag worden.

Hoe kunnen we wat we geleerd hebben van de chat mee nemen naar de fysieke bijeenkomsten? Om te beginnen zouden we eens wat meer ruimte kunnen geven aan de bewezen waarde van de onderstroom; in tijd en in werkvormen. Logisch gevolg daarvan is, dat je minder focus zou moeten leggen op de sprekers en 'het podium' en dat je de deelnemers meer centraal zou moeten zetten. Zo zijn mensen meer betrokken en krijg je een betere vertering/toepassing van de content.

In de live omstandigheid vind ik een online chat vaak geen gelukkige keuze, omdat hij mensen weg leidt bij het echte contact. En dat is nu juist de meerwaarde van live ontmoeten.
Ik kies dan meestal liever voor een live alternatief. Als je een bijeenkomst goed ontwerpt gaan mensen wel degelijk met elkaar in gesprek. Maar daar moet je dan wel in investeren. De juiste inzet van dialoogformats zorgt ook dat mensen in de informele delen van het programma makkelijker met elkaar door praten. Kortom: maak ruimte voor de 'chat' en ontwerp er op, dan hoeft het vaak helemaal niet online. En dat vereist minder focus op sprekers.

Laat mensen uit de chat ook echt aan het woord: gebruik wat ze zeggen doelgericht als verrijking. En zoek naar manieren om dat ook live voor elkaar te krijgen. Dus meer afwisseling tussen podium en zaal: laat ze mét elkaar praten en ónder elkaar (zaal-podium, zaal-zaal en podium-podium)

Afwisseling

Als we iets geleerd hebben van online bijeenkomsten, is wel dat je hard moet werken om mensen bij de les te houden. Meer interactie, meer afwisseling. Dat inzicht zouden we graag mee nemen naar het podium. Want laten we eerlijk zijn: het feit dat deelnemers de zaal niet verlaten (analoog uitloggen, zeg maar) betekent niet dat ze ook echt aangehaakt zijn.
We hebben gemerkt dat zowel organisatoren als sprekers online meer bereid waren om te zoeken naar alternatieve concepten en meer interactieve werkvormen. Dat zouden we graag vast houden, als we een live bijeenkomst organiseren.

No show
Online kregen we te maken met meer no show, maar ook met meer spontane late inschrijvingen. Dat maakt het voor de organisator onzeker en rommelig; je weet immers tot op het laatst niet wie je binnen zult hebben. Tegelijkertijd weet je ook zeker, dat alleen de mensen komen die er echt willen zijn. En dat is natuurlijk prachtig.
Dat kun je ook vertalen naar on stage bijeenkomsten: misschien is er ruimte voor late-bird tarieven? Misschien moeten we mensen meer vrijheid geven om af te zeggen? Misschien kunnen we flexibeler worden in het aantal stoelen in de zaal? Interessant om eens over na te denken.

Cherry picking
Online zijn mensen vaak alleen aanwezig bij de onderdelen die ze echt aanspreken. En dat is zeker geen nadeel, want dan heb je alleen de deelnemers binnen die er ook echt iets aan hebben.
Sterker nog: je kunt bepaalde groepen specifiek uitnodigen voor een bepaald deel van het programma. En dat kan live ook! Hoe mooi zou het zijn, als deelnemers echt alleen nog maar komen naar de sessies waar ze werkelijk belang bij hebben. Dat zou betekenen dat er grotere behoefte ontstaat aan werkplekken op de locatie, zodat je andere dingen kunt doen op de tijden dat het programma je niks te bieden heeft.

Inclusiviteit
Online voelt fijn, zeker voor introverten. Zeker als er gebruik gemaakt wordt van chat, networktools etc. Je staat niet meteen te kijk voor een volle zaal. En dus zien we meer inbreng van iedereen.
Dan zou je zeggen: doe fysiek ook meer met tools, want dat schept een veilige omgeving voor iedereen om mee te doen Maar pas op: laat mensen niet verdwijnen in hun mobiel! Dus combineer het altijd met in-person interactie.
Voorwaarde is dan wel dat je voor die mens-tot-mens interactie ook kiest voor inclusief ontwerpen. Bouw een programma zo op, dat iedereen zich vrij voelt om mee te doen. Doe meer met individuele vormen of begin met kleinere groepjes. Help buitenstaanders invoegen, help incrowd zich open stellen.

Fysieke aanwezigheid
Fysiek aanwezig zijn betekent ook sneller écht aanwezig zijn: je maakt er immers tijd voor vrij, je reist er voor etc. Online moeten we daar bewuster aan werken, bijvoorbeeld in de marketing. En in een programma dat (ver)bindt.
Dat inzicht kan ook van waarde zijn voor de fysieke events: we gaan er vanuit dat het simpele feit dat je gekomen bent, ook betekent dat je méé doet. En dat is een misvatting. Ook in een zaal vraagt een groep om het maken van verbinding.

Spreiding
Online merkten we al snel, dat het vaak goed werkte om een evenement in stukjes te knippen. Vijf dagen achter elkaar twee uur bij elkaar komen kan bijvoorbeeld beter werken dan één volle dag programmeren.
Dat zouden we off-line graag wat vaker mee nemen als serieus alternatief: een serie van mini-events, andere timing, kortere bijeenkomsten. En natuurlijk zitten daar haken en ogen aan, want je wilt mensen niet meerdere keren op en neer laten reizen. Maar misschien is een combinatie met Cherry picking (zie boven) een optie, of biedt het afwisselen van on-line en fysieke events mogelijkheden?

Planning
Online bijeenkomsten zijn minder een aanslag op de agenda; je kunt meer sessies bijwonen op één dag (zie ook cherry picking). Zeker als je bedenkt dat we online bewezen hebben dat als het korter moet, het ook korter kan.
Aan de andere kant is er dan het gemis van lichaamstaal, werkelijk menselijk contact en opbouw van vertrouwen. We hebben geleerd dat het werken in kleine groepen daar goed bij kan helpen.

Offline zouden we graag vasthouden aan dat het korter kan, efficiënter. En dat we vaker in kleinere groepen werken, ook bij een groot congres, omdat dit helpt sneller vertrouwen te kweken en banden te smeden.

Techniek

Online waren we volledig afhankelijk van de techniek. Werkte die niet, dan was je volledig verloren. In de zaal is er nog wel wat te redden, als de techniek je in de steek laat.
Maar laten we techniek als aandachtspunt wel mee nemen van online naar de fysieke bijeenkomsten. Uit de neurologie blijkt namelijk dat niets zo dodelijk is voor een bijeenkomst, als slechte techniek. Dan verliezen je hersenen namelijk veel capaciteit aan daar mee bezig zijn; en nemen ze dus geen informatie meer op.

Conclusie
Online heeft zich bewezen en wordt per dag beter. Veel mensen willen niet meer terug en geven hoge cijfers voor de (goede) online bijeenkomsten. Aan de andere kant blijft de behoefte aan menselijk contact. Dus laten we zoeken naar the best of both worlds. Online, als dat winst oplevert. Offline, als dat meerwaarde heeft. Of de combi: de inhoud online, het ontmoeten live.

Jan-Jaap In der Maur

Foto: Visuals op Unsplash

Deel dit artikel op je favoriete social kanaal
Foto m e r dag 10 11 2011 124

Samen maken we de beste match!

Wij kennen onze dagvoorzitters van haver tot gort. We snappen jouw behoefte. We helpen je graag bij je keuze.