De interactieve bouwstenen van een geslaagde bijeenkomst: de opbouw

Geweldige content, inspirerende sprekers, een prachtige locatie, perfecte catering en natuurlijk de best passende dagvoorzitter ... ze zijn allemaal zinloos, als het programma slecht ontworpen is.
Een goed meeting design bestaat uit een aantal elementen. In een serie artikelen behandelen we ze één voor één. Dit verhaal gaat over: de opbouw.

Als je kijkt naar de ideale opbouw van je programma, dan krijgt ieder onderdeel de plek in het programma, waarop het de meeste impact heeft op het eindresultaat van de bijeenkomst. Je kijkt daarbij altijd naar de samenhang met de onderdelen ervoor en erna. Door steeds de meest effectieve stap te zetten op weg naar het einddoel ontstaat een natuurlijke flow.
Daarbij houden wij altijd een paar dingen voor ogen.

Het eindresultaat

Je kunt pas een goede opbouw bedenken, als je weet wat het einddoel is.
Vergelijk het met een routeplanner: die kan jou niet vertellen welke afslagen je moet nemen, als jij niet hebt laten weten waar je heen wilt.
Heb je het doel eenmaal bepaald, dan kun je na gaan denken over wat er nodig is om dat te bereiken.

De route

Vanaf het einddoel kun je terug redeneren en bepalen welke tussenstappen er nodig zijn: tussen het vertrek- en eindpunt. Simpele voorbeelden van zo'n marsroute zijn:
Eerst de deelnemers overtuigen dat er een probleem is, dan kijken naar mogelijke oplossingen, om tenslotte afspraken te maken over de te volgen aanpak.
Of eerst inventariseren hoe deelnemers kijken naar een bepaalde situatie, dan beslissen waar de grootste winstkansen zitten om vervolgens samen te besluiten hoe die te verzilveren.

Je ziet: het zijn iedere keer stappen in een proces, op weg naar een doel.

Deeldoelen

Ieder los onderdeel in het programma heeft dus als het goed is zijn eigen functie. Dat betekent dat je per onderdeel ook weer een deelontwerp zou moeten maken: hoe krijg je deelnemers mee en hoe bereik je het einddoel van dit specifieke hoofdstuk in je programma?
Dit onderdeel pak je op, als eindresultaat en route bepaald zijn.

Samenhang

Een constructie is pas stevig, als hij samenhang heeft; zoals stenen in een muur elkaar overlappen. Een effectief programma kent ook die overlap: het eindpunt van een onderdeel is als het goed is ook het logische startpunt voor het volgende punt op het programma.
Is dat niet zo, dan ontbeert het programma samenhang en raken deelnemers de weg kwijt.

Cement

Een goed programma wordt bij elkaar gehouden door creatief cement: de overgangen tussen de verschillende programmaonderdelen moeten daarom ook met zorg ontworpen worden.
De dagvoorzitter en interactieve werkvormen kunnen hier een belangrijke rol spelen.

Materialen

Pas als de basisconstructie en het doel bepaald zijn, ga je nadenken over de materialen.
Te vaak wordt er andersom gewerkt: eerst worden er sprekers geboekt en toffe werkvormen bedacht, daarna wordt er pas geprobeerd dit in een logisch programma te prutsen.
Maar eigenlijk moet je de invulling uitstellen, totdat het programma is uitgewerkt op doel, functie en opbouw. Pas dan kun je namelijk bepalen, welke spreker of werkvorm het beste helpt om dit (deel) doel te bereiken.

Creativiteit

Een gebouw is zelden alleen maar praktisch; het mag ook mooi zijn. Mensen moeten zich er immers ook prettig in voelen.
Datzelfde geldt voor bijeenkomsten: het mag ook leuk zijn, er mag ruimte zijn voor plezier en entertainment.

Conclusie

Te vaak doen we maar wat. Terwijl een programma pas écht effectief wordt, als we opbouw en invulling heel strategisch en stap-voor-stap benaderen. Creativiteit en entertainment hebben pas zin, als ze ingebed zijn in een goed doordacht plan.

Jan-Jaap In der Maur

Photo by Alexander Schimmeck on Unsplash