Geweldige content, inspirerende sprekers, een prachtige locatie, perfecte catering en natuurlijk de best passende dagvoorzitter ... ze zijn allemaal zinloos, als het programma slecht ontworpen is.
Een goed meeting design bestaat uit een aantal elementen. In een serie artikelen behandelen we ze één voor één. Dit verhaal gaat over: interactie en werkvormen.
We kennen de voorbeelden allemaal: van interactie om de interactie. Dat we ineens verplicht met iemand staan te praten, zonder te weten waarom. Of dat we een gek dansje staan te doen, met frisse tegenzin.
Maar dat hoeft niet. Als interactie goed is ontworpen, voelt iedereen meteen het nut. En dan doen mensen graag mee.
Eerder bespraken we het waarom van interactie. Nu gaan we kijken naar soorten werkvormen. Je kunt interactie indelen in een paar categorieën.
Om te beginnen kun je een driedeling maken:
- vanaf het podium met de zaal.
- tussen deelnemers onderling.
- allebei tegelijk.
Vervolgens kun je kijken naar het doel van de interactie. Die lijst is lang, maar we benoemen de belangrijkste:
- informatie ophalen: voor een spreker kan het belangrijk zijn, te weten wat er speelt in de zaal. Wat weten ze al, waar worstelen ze mee, wat zijn hun behoeften etc? En ook tussen de deelnemers onderling kan er behoefte zijn aan meer informatie. Dat kan feitelijke informatie zijn (hoe veel, hoe lang, hoe ver...) of het kan gaan om zachtere gevoelsinformatie.
- Vragen stellen. De meest voor de hand liggende vorm is de Q&A met een spreker. Maar let op: ook die kun je op heel veel creatieve manieren anders vormgeven dan het bekende "zijn er nog vragen". De deelnemers kunnen ook vragen stellen aan elkaar.
- Elkaar leren kennen: dit is belangrijk om een groepsgevoel en veiligheid te creëren. Het ligt vaak aan de basis van een succesvolle bijeenkomst.
- Elkaar helpen: Deelnemers beschikken vaak over kennis, kennissen, informatie, vaardigheden etc. waar anderen behoefte aan hebben. Interactieve vormen kunnen deelnemers helpen elkaar een dienst te bewijzen.
- Matchmaking: naast elkaar helpen (zie boven) zijn er nog heel veel meer redenen, waarom je mensen aan elkaar koppelt. In praktijk ontstijgt het netwerken vaak niet het niveau van een borrel. Maar met de juiste interactievormen kan netwerken een enorme waarde hebben.
- Doorgronden: begrip van een probleem, situatie of case is de basis van leren, beslissen, veranderen etc. Interactie kan helpen de vinger ergens op te leggen, te evalueren of tot inzicht te komen.
- Oplossen: In het verlengde van doorgronden ligt het oplossen van problemen en het aangaan van uitdagingen. In samenwerking gaat dat vaak beter dan alleen.
- Beslissen: soms moet een groep samen tot een besluit komen. Interactieve werkvormen kunnen zorgen dat het besluit sneller en/of beter tot stand komt.
- Afspraken maken: dit kan gaan over het vastleggen van regels/procedures/regie, maar ook simpelweg over plannen/agenda's.
- Brainstormen: dit kan alleen effectief gebeuren als het meer is dan 'we roepen allemaal eens wat'. Goed brainstormen vereist goed ontworpen werkvormen.
- Plezier maken: lol heb je makkelijker samen. Dit goed inzetten is het smeermiddel van iedere geslaagde bijeenkomst.
- Vieren: hoogtepunten hebben alleen waarde, als je ze viert, er van leert en er op voortbouwt.
Heb je deze keuze gemaakt, dan kun je gaan zoeken naar de werkvorm, groepsgrootte en -samenstelling, waarin je het kunt gieten. Daar zijn letterlijk miljoenen opties voor, dus het voert te ver om die allemaal te benoemen. Was het om gaat is dat je steeds de vorm zoekt of ontwerpt die het beste past bij het doel en het moment van de dag.
Je kunt de werkvormen weer onderverdelen naar een paar niveaus van interactie:
- fysiek
- mentaal
- emotioneel
- spiritueel
- cultureel
Conclusie
Interactie is meer dan het bedenken van een leuke werkvorm. Het gaat om doel, vorm en inhoud die weloverwogen worden ingezet.
Jan-Jaap In der Maur
