Tim mossholder 8 FB Ttj CZ9o M unsplash welcome

De gemiddelde dagvoorzitter opent een bijeenkomst met een hartelijk 'welkom', gevolgd door een overzicht van wat er op het programma staat voor die dag. Een gemiste kans voor een spetterende opening!
De start van een event is cruciaal en moet daarom met zorg worden ingevuld. In de eerste minuten (of zelfs seconden) zet je de toon voor het hele evenement en vorm je de groep tot een tijdelijke tribe.

Geweldige content, inspirerende sprekers, een prachtige locatie, eersteklas catering en natuurlijk de perfecte moderator ... ze zijn allemaal waardeloos als het evenement slecht is ontworpen. Een goed programma ontwerp bestaat uit een paar elementen. In deze serie van blogs bekijken we ze één voor één. Deze blog gaat over: het welkom.

Bij het ontwerpen van een opening zijn er een paar dingen waar je rekening mee moet houden:

Coderen
Wat zijn de ongeschreven regels van de conferentie? Zonder mensen daadwerkelijk te vertellen wat de verwachtingen zijn, kun je de eerste paar minuten goed gebruiken om ze ze in de juiste stemming te brengen. Als je wilt dat ze interactief of creatief zijn, introvert of extravert of wat dan ook, dan is dit het moment om dat duidelijk te maken. Cruciale minuten dus!

Concept
Laat mensen luisteren naar een reeks openings-statements en je deelnemers zullen zich onbewust, maar onmiddellijk een beeld vormen van de gang van zaken voor de rest van de dag: zitten en luisteren. Dit betekent dat als je wilt dat ze bijvoorbeeld met elkaar communiceren, je daarmee moet beginnen.

Hetzelfde geldt voor elk ander concept dat je kiest: speels, verkennend of gericht op debat. Je moet meteen vanaf het begin de toon zetten (anders dan het ze te vertellen, terwijl je het programma met ze doorloopt).

Context
Deelnemers hebben de behoefte om het waarom van het programma te begrijpen. En nogmaals, het idee is niet om het ze te vertellen, maar om het ze te laten zien. Ontwerp dus een opening die ze de dag in de juiste context laat zien.

Toon, tempo en stijl
Als moderator moet je een bewuste afweging maken: hoe spreek ik het publiek aan? Zal ik serieus of luchtig zijn, snel of relaxed, aanwezig of bescheiden? Door die keuze leg je de basis voor jouw relatie met de deelnemers.

Maar let op: zoals in elke relatie kan het zijn dat je jouw gedrag aan moet passen aan de situatie. Je bent tenslotte ook niet 100% van de tijd vriendelijk tegen je peuter? Tenminste, niet als je wilt dat hij iets leert... Dus eigenlijk moet je voor elk nieuw element in het programma opnieuw die keuze maken.

De rode draad
In veel gevallen wordt een bijeenkomst effectiever als er een rode draad is. Vaak kan dit een terugkerende opdracht zijn voor alle deelnemers, die hen helpt om het geleerde te structureren en te vertalen naar hun dagelijkse realiteit.

Afgezien van de inspanning om dit onderdeel grondig te ontwerpen, moet je het vroeg in het programma introduceren. Dit gaat dus ook over codering.

Conclusie
Het welkom wordt vaak onderschat en lijkt misschien zinloos, maar let op: een valse start zal een exponentieel negatief effect hebben op de uitkomst van je bijeenkomst.

Jan-Jaap In der Maur

Foto: Tim Mossholder op Unsplash

Deel dit artikel op je favoriete social kanaal
Foto m e r dag 10 11 2011 124

Samen maken we de beste match!

Wij kennen onze dagvoorzitters van haver tot gort. We snappen jouw behoefte. We helpen je graag bij je keuze.