Hhh13 t EMU4lz AL0w unsplash frustration

Tenders zijn in ons vak aan het orde van de dag; zeker als je werkt met corporate, internationale opdrachtgevers. Ze vragen meerdere aanbieders om een voorstel te pitchen en kiezen er daar dan eentje uit.
Soms smaak je het zoet van de overwinning, soms moet je verlies weg slikken. Maar vrijwel altijd is het een traumatische ervaring, waar geen enkele vakman blij van wordt.

Gisteren kwam de uitslag binnen van weer een Europese tender. Verloren. Omdat ons voorstel "economisch niet interessant genoeg" was. Balen van al die uren die ik erin had gestoken, maar vooral van het gevoel dat ons voorstel niet volledig tot zijn recht was gekomen.
Deze keer bracht ik het een keer niet op om een goede verliezer te zijn en dus stuurde ik een azijnzure mail terug. Stom, natuurlijk. Maar ik ben ook maar een mens.
Wat ging er - ook deze keer weer - mis in de procedure?

Slechte briefing
Uit het pitch-document werd me niet veel meer duidelijk dan dat ze een dagvoorzitter zochten voor een online bijeenkomst ... nee, echt!? Het document was verder gevuld met algemeenheden als "organisatie X houdt zich bezig met de ontwikkelingen in markt Y". Niets over een (ontwerp) programma, format, doelgroep etc.

Het is een beetje alsof je het uitzendbureau binnen stapt en om een chauffeur vraagt. Dan zal de tussenpersoon toch minimaal willen weten, wat er bestuurd moet worden: een auto, vrachtwagen, bakfiets of vliegtuig.
Het selecteren van een geschikte dagvoorzitter, of het schrijven van een effectief meeting design is een delicaat proces. Wij zijn geen dozenschuivers, die even een standaard product van een plank kunnen pakken.

In een pitch gaan opdrachtgevers eigenlijk altijd uit van een 'standaard programma'. Door ons daar op te laten pitchen, doen ze zichzelf tekort.

Geen doel
De aanvraag meldde niets over de aanleiding voor het event, behalve dan dat het ieder jaar plaats vindt en dit keer voor het eerst online georganiseerd werd. Dan heb ik dus een probleem, want zonder doel kun je niet scoren.
Ik bedoel: pas als ik weet wat het waarom is van de bijeenkomst, kan ik in gaan schatten welke kant het op moet met het concept. En pas dan kan ik een realistische offerte doen over het aantal uren meeting design en de benodigde zwaarte van de dagvoorzitter.

Daarnaast kan de opdrachtgever de verschillende offertes pas echt goed beoordelen, als er een doel is waaraan de effectiviteit van het voorstel afgemeten kan worden. Dan kijk je namelijk niet meer alleen naar geld, maar ook naar opbrengst.
Nu denken de meeste opdrachtgevers helaas nog steeds, dat je bij bijeenkomsten die rekensom niet kunt maken. Wij denken daar anders over (zie de links onderaan, voor de bewijsvoering).

Geen gesprek
Als de procedure eenmaal gestart is, ben je overgeleverd aan de afdeling Procurement. Je mag geen contact hebben met de eigenlijke opdrachtgever, want er mocht eens gefraudeerd worden.
En nou snap ik heel goed dat een procedure zorgvuldig moet zijn, dat omkoping voorkomen moet worden en dat de procureerders hun stinkende best doen. Maar als je deelnemers aan de tender geen kans geeft om vragen te stellen of een beetje te brainstormen met de klant, dan doet iedereen maar wat. Je gokt eens een concept, slaat een slag naar een budget en schuift eens een willekeurige dagvoorzitter naar voren.

De klant gokt vervolgens ook maar wat, met zijn keuze. Het risico: een teleurgestelde klant, een gefrustreerde leveranciers of ontevreden deelnemers. Of waarschijnlijk allemaal.

Geen kosten-baten
Procurement is (vergeef me, als ik nu iemand beledig) ooit in het leven geroepen om pennen in te kopen; of andere standaard producten, waarbij een scherpe inkoop kan leiden tot kostenbesparing.
Maar mensen (en dat zijn dagvoorzitters) en creativiteit zijn géén standaard producten.

De ellende is, dat er dus uiteindelijk altijd geselecteerd wordt op geld en niet op wat de investering oplevert (zie ook: geen doel). En daarmee sta je als professional meteen op achterstand: je moet jezelf of voor veel te weinig geld aanbieden, of accepteren dat er gekozen wordt voor een goedkoper alternatief.

Rare criteria
Ik moet deze afdeling procurement nageven: er was wel geprobeerd om een paar heldere criteria op te stellen (en dat is lang niet altijd het geval). Het enige probleem was, dat de eisen in mijn ogen veel te hoog waren.
Er werd gevraagd om 20 jaar ervaring als dagvoorzitter, 5 jaar ervaring als online facilitator én diepgaande kennis van het onderwerp. Mijn inschatting was dat deze bijeenkomst wellicht toe zou kunnen met een veel minder zware dagvoorzitter, want het leek een redelijk eenvoudige meeting.
Omdat je niet mag overleggen met de opdrachtgever (zie ook: geen gesprek), wordt je gedwongen te kiezen: ofwel je offreert binnen de criteria, maar bent dan veel duurder dan ze hopen. Ofwel je offreert laag en valt dan af op de criteria.

Uiteindelijk zal deze bijeenkomst waarschijnlijk geleid worden door iemand die al 20 jaar niet zo heel goed is in zijn werk en daarom nog steeds erg goedkoop is

Geen tijd
Meestal komt het verzoek binnen op vrijdagmiddag: of je voor maandagochtend een voorstel kunt inleveren. In dit geval was het gelukkig een week (waarbij ik dan wel weer een paar uur extra bezig was om me door alle eindeloze tender-documenten heen te worstelen en om mijn weg te vinden in het tender-platform).
Zo weinig tijd geven is een belediging van het vakmanschap van de pitchers. Een goed voorstel moet immers kunnen rijpen. Met zo'n hoge tijdsdruk krijgt de opdrachtgever weinig meer dan de standaard oplossingen. Dat is jammer, want er kan zo veel meer en andere oplossingen zijn vaak zo veel effectiever (zie ook: geen kosten-baten en geen doel). Heb je eenmaal gepitcht op een standaard opzet, dan is het erg moeilijk om daar later weer vanaf te komen.

Conclusie
Verliezen is nooit leuk. Maar het is verteerbaar, als je het maximale van jezelf hebt kunnen geven. Als ik met het 13de van FC Elf Boeren Op Hol (EBOH) tegen Ajax speel, kan ik heel tevreden zijn met een 27-0 verlies. Maar als we verliezen met 5-1, dankzij een partijdige scheidsrechter of ongelijke omstandigheden, dan voelt het ineens slecht.

Op dit moment denk ik dat we voortaan alleen nog in tenders zullen stappen, als alle bovenstaande traumatiserende factoren zijn afgedekt. Maar ik sluit niet uit dat we ons er ook een volgende keer weer instorten, in de hoop een leuke opdracht te scoren.
Zo lang we dat allemaal blijven doen, verandert er niets.

Jan-Jaap In der Maur

Photo by 傅甬 华 on Unsplash

Deel dit artikel op je favoriete social kanaal
Foto m e r dag 10 11 2011 124

Samen maken we de beste match!

Wij kennen onze dagvoorzitters van haver tot gort. We snappen jouw behoefte. We helpen je graag bij je keuze.